What is Internal Auditing?

Table of Contents

What is Internal Auditing? (Section 138)

In this article, we are going to discuss with you what is internal Auditing and another perspective like advantages, disadvantages, Functions, code of conduct, objectives of internal auditing, etc.

Introduction – Internal Audit (Section 138)
A business that has a specific type of organization; But business organizations whose scope of work is very large appoint permanent auditors. The audit of the organization carried out by this auditor from time to time is called ‘Internal Audit’. Also, the auditor appointed to audit the accounts of the organization during such year, from time to time is called ‘Internal Auditor’. In a large-scale business, internal audits are conducted to ensure that errors, frauds, and frauds are not made and are detected immediately if they occur. Internal auditors act as servants of the organization. They cannot act as independent public accountants.

Objectives of Internal Auditing

Following are the objectives of Internal Auditing.

1. Protection of Business:-
An important objective of an internal audit is to protect all types of assets of a business organization, as well as to maintain the safety of business capital.

2. Verification of Transactions:
Another important objective of an internal audit is to verify whether actual transactions have been made or not. In many organizations, only paper transactions are often displayed.

3. Conducting Formative Evaluation :
To see how far and how the goals and policies decided by the organization are being implemented. Often goals and strategies remain on paper and implementation is different. Elements of Internal Auditing
Internal audit includes the following aspects:

4. Compliance with Laws :
To see whether accounting principles, relevant laws, and policies have been implemented,

5. Verification:
To verify the authenticity of all transactions as well as entries made, assets and liabilities, etc.

6. Evaluation :
Presenting the audit report to the management and expressing your opinion.

Features / Characteristics of Internal Auditing

following are the Characteristics of Internal Auditing.

Although internal audit is a component of control, some salient features of internal audit are as follows:

(1) Manufacturing organizations appoint salaried servants as auditors. Such paid auditors audit the books of accounts, deposits, and expenditures of that organization and find out the errors, mistakes, lies, chaos, irregularities, etc. in the accounts.

(2) In Businesses in which the financial turnover is large, the records of financial transactions are recorded by many employees, and the internal auditor is permanently appointed and the audit is done by him.

(3) Internal audit facilitates annual audit or periodic audit.

(4) The books of account of the organization, accruals-expenses, etc. are written in time. It also stops mistakes, chaos, lies, etc.

(5) Auditors appointed for internal audit shall examine all books of accounts.

(6) Internal audit also examines the efficiency of management.

(7) An internal audit may reveal that an item of expenditure is inappropriate or a loss has been incurred.

(8) Internal audit does not have control over internal audit procedures.

(9) After completion of accrual-expenditure work the work of internal audit starts.

(10) Internal audit is a form of self-discipline or self-control that primarily aims to make the work of auditing simple, free and easy.

(11) Internal audit seeks to bring consistency, accuracy, and simplicity to the accounting system.

(12) In Government Auditing also in organizations where internal audit is done their task becomes easier while auditing the organization and hence Government auditors also insist on internal audit.

(13) Internal audit is useful in modern times for efficient and economical use of resources in an enterprise.

(14) Internal audit is more useful for achieving the objectives of the business organization.

(15) For an internal audit to be effective, it requires cooperation from the higher levels of management.

(16) If the internal auditor is not a salaried employee, it is necessary to carry out an internal audit responsibly in terms of ethics, and the auditor should have the ability to point out the mistakes of his superiors on occasion.

(17) The role of an internal auditor is similar to that of a police officer. He is appointed to protect the interests of the business organization. As a guard of the company like a police officer, he has to take tough decisions at times.

(18) Efficiency is more important in internal audits.

(19) Communication or communication is more important in internal audits.

(20) Similar to the audit program, the internal audit program has to be prepared and implemented accordingly.

Functions of Internal Audit

Following are the functions of Internal Audit.

(1) Investigation
(2) Appraisal
(3) Advisory Function
(4) Co-ordination
(5) Reporting

Advantages of Internal Auditing

Following are the Advantages of Internal Auditing.

(1) To help the management to plan various plans and programs, as well as to provide effective control tools to increase the profitability of the business organization.
(2) To give assurance as to the truthfulness of accounts, and accuracy of records.
(3) Minimizing the possibility of errors and confusion.
(4) To give constructive advice to the management at times of need, so as to increase the efficiency of the business organization.

Limitations of Internal Auditing

Following are the Limitations of Internal Auditing.

(1) Expenditure :
A separate audit department has to be opened for internal audit and a permanent auditor has to be appointed for the year. So a small organization cannot afford such expenses.
(2) Internal auditors may be biased. This may lead to doubt about their work.

Code of Conduct on Internal Auditing

Following are the code of conduct on Internal Auditing.

“The Institute of Internal Auditors, USA” has given some guidelines for internal auditors to follow by considering ethical values. Some of the important major regimens are as follows:

(1) Honesty, integrity, objectivity, diligence, and vigilance are necessary for the internal auditor while performing his duties.

(2) An internal auditor should not assist in any unethical, illegal activity while acting as a trustee of a business organization. On the contrary, he should look after the interests of the organization by being aware of malpractices.

(3) The Internal Auditor should not take any action which would detract from his duties and responsibilities.

(4) The Internal Auditor shall not accept any fee or reward from any employee or servant. If charging is compulsory, he should charge it only with the permission of his superiors.

(5) They should not under any circumstances disclose the confidential information of the organization for their own personal work or interest.

(6) The report of the internal auditor should not be ambiguous. It is necessary to provide information on all disclosures.

(7) He should make continuous efforts to enhance the competence, expertise, and effectiveness of internal audit work.

(8) It is necessary for the internal auditor to have knowledge of the constitution, regulations, acts, and related laws of the business organization.

(9) The work of internal audit should be done in such a manner that it adds to the reputation, credibility, and competence of the internal audit organization.

अंतर्गत अंकेक्षण (INTERNAL AUDIT) (कलम 138 )

प्रस्तावना
ज्या व्यवसायाचे विशिष्ट प्रकारचे संघटन असते; परंतु कामाचा व्याप खूप मोठा असतो अशा व्यवसायसंस्था कायम स्वरूपाच्या अंकेक्षकाची नेमणूक करतात. या अंकेक्षकाने वेळोवेळी केलेल्या त्या संस्थेच्या अंकेक्षणाला ‘अंतर्गत अंकेक्षण’ असे म्हणतात. तसेच अशा वर्षभर, वेळोवेळी संस्थेच्या हिशेबांचे अंकेक्षण करण्यासाठी नेमलेल्या अंकेक्षकाला ‘अंतर्गत अंकेक्षक’ असे म्हणतात. मोठ्या प्रमाणावरील व्यवसायामध्ये जमा-खर्च लिहिताना चुका, लबाड्या, अफरातफर होऊ नये आणि जरी झाली तरी ती ताबडतोब उघडकीस यावी यासाठी अंतर्गत अंकेक्षण केले जाते. अंतर्गत अंकेक्षक संस्थेचे सेवक म्हणून काम करतात. त्यांना स्वतंत्र व सार्वजनिक अंकेक्षक म्हणून काम करता येत नाही.

अंतर्गत अंकेक्षणाची उद्दिष्टे (Objectives of Internal Auditing)

१. व्यवसायाची सुरक्षितता (Protection of Business) :-
व्यवसाय संस्थेच्या सर्व प्रकारच्या मालमत्तेचे संरक्षण करणे, तसेच व्यवसायाच्या भांडवलाची सुरक्षितता राखणे हे अंतर्गत अंकेक्षणाचे महत्त्वाचे उद्दिष्ट आहे.

2. व्यवहाराची पडताळणी करणे (Verification of Transactions) :
प्रत्यक्ष व्यवहार झाले आहेत की नाही हे पडताळून पाहणे, हे अंतर्गत अंकेक्षणाचे आणखी एक महत्त्वाचे उद्दिष्ट आहे. बऱ्याच संस्थांमध्ये अनेकदा फक्त कागदोपत्री व्यवहार दाखविले जातात.

3. रचनात्मक मूल्यमापन करणे :
संस्थेने ठरविलेल्या ध्येय-धोरणांची अंमलबजावणी कितपत व कशा प्रकारे होत आहे हे पाहणे. बऱ्याचदा ध्येय-धोरणे कागदावरच राहतात व अंमलबजावणी वेगळ्या प्रकारे चाललेली असते. अंतर्गत अंकेक्षणाचे घटक (Elements of Internal Auditing)
अंतर्गत अंकेक्षणामध्ये पुढील बाबींचा समावेश होतो :

4. कायद्यांची पूर्तता :
लेखाकर्माची तत्त्वे, संबंधित कायदे आणि ध्येय-धोरणांची अंमलबजावणी झाली की नाही ते पाहणे,

५. पडताळणी (Verification) :
सर्व व्यवहारांच्या सत्यतेची तसेच केलेल्या नोंदी, मालमत्ता व देणी इत्यादींची सत्यता पडताळणे.

6. मूल्यमापन :
व्यवस्थापनाला अंकेक्षण अहवाल सादर करणे व आपले मत सांगणे.

अंतर्गत अंकेक्षणाची वैशिष्ट्ये / (Features-Characteristics of Internal Auditing)

अंतर्गत अंकेक्षण हे नियंत्रणाचे घटक असले तरी अंतर्गत अंकेक्षणाची काही प्रमुख वैशिष्ट्ये पुढीलप्रमाणे सांगता येतील :

(1) उत्पादक संस्था पगारी सेवकाची अंकेक्षक म्हणून नेमणूक करतात. असे पगारी अंकेक्षक त्या संस्थेच्या हिशेबपुस्तकांचे, जमा-खर्चाचे अंकेक्षण करतात व हिशेबातील त्रुटी, चुका, लबाड्या, अफरातफरी, अनियमितता इत्यादी गोष्टी शोधून काढतात.

(2) ज्या व्यवसायात आर्थिक उलाढाल मोठ्या प्रमाणावर असते, आर्थिक व्यवहारांच्या नोंदी अनेक कर्मचारी करीत असतात अशा व्यवसायसंस्था अंतर्गत अंकेक्षकाची कायमस्वरूपी नेमणूक करून त्याच्याकडून अंकेक्षणाचे काम करून घेतात.

(3) अंतर्गत अंकेक्षणामुळे वार्षिक अंकेक्षण (Annual Audit) किंवा कालिक अंकेक्षण (Periodic Audit) करणे सुलभ होते.

(4) संस्थेची हिशेबपुस्तके, जमा-खर्च इत्यादी वेळच्या वेळी लिहिले जातात. तसेच चुका, अफरातफरी, लबाडी इत्यादी गोष्टींवर पायबंद बसतो.

(5) अंतर्गत अंकेक्षणासाठी नियुक्त अंकेक्षक सर्व लेखापुस्तकांची तपासणी करतात.

(6) अंतर्गत अंकेक्षणात व्यवस्थापनाची कार्यक्षमतादेखील तपासली जाते.

(7) एखादा खर्च अयोग्य असेल किंवा तोटा झाला असेल तर अंतर्गत अंकेक्षणातून ते स्पष्ट होऊ शकते.

(8) अंतर्गत अंकेक्षणातील कार्यपद्धतीवर अंतर्गत तपासणीचे नियंत्रण नसते.

(9) जमा-खर्चाचे काम पूर्ण झाल्यानंतर अंतर्गत अंकेक्षणाचे काम सुरू होते.

(10) अंतर्गत अंकेक्षण म्हणजे एक प्रकारे स्वयंशिस्त किंवा स्वयंनियंत्रण असून त्यात प्रामुख्याने अंकेक्षणाचे कार्य सोपे, सुटसुटीत आणि सुकर व्हावे हा हेतू असतो.

(11) अंतर्गत अंकेक्षणाद्वारे हिशेबपद्धतीत सूत्रबद्धता, अचूकता आणि सुलभता आणण्याचा प्रयत्न केला जातो.

(12) सरकारी अंकेक्षणातदेखील ज्या संस्थांमध्ये अंतर्गत अंकेक्षण केले जाते त्या संस्थेचे अंकेक्षण करताना त्यांचे कार्य सोपे होते आणि म्हणूनच सरकारी अंकेक्षकदेखील अंतर्गत अंकेक्षणाचा आग्रह धरतात.

(13 ) उद्योगसंस्थेतील संसाधनांचा काटकसरीने आणि परिणामकारकरीत्या वापर करण्यासाठी आधुनिक काळात अंतर्गत अंकेक्षण उपयुक्त ठरते.

(14) व्यवसायसंस्थेच्या उद्देशपूर्तीसाठी अंतर्गत अंकेक्षण अधिक उपयुक्त ठरते.

(15) अंतर्गत अंकेक्षण प्रभावी होण्यासाठी उच्च स्तरांवरील व्यवस्थापन वर्गाकडून सहकार्य मिळणे आवश्यक ठरते.

(16) अंतर्गत अंकेक्षक हा जर पगारी नोकर नसेल तर नैतिकतेच्या दृष्टीने जबाबदारीने अंतर्गत अंकेक्षण करणे, प्रसंगी आपल्या वरिष्ठाच्याही चुका नजरेस आणून देण्याची क्षमता अंकेक्षकाजवळ असणे आवश्यक ठरते.

(17) अंतर्गत अंकेक्षकाची भूमिका ही पोलीस अधिकाऱ्यासारखी असते. व्यवसायसंस्थेच्या हिताचे रक्षण करण्यासाठी त्याची नेमणूक झालेली असते. पोलीस अधिकाऱ्याप्रमाणे कंपनीचा रक्षक म्हणून त्यास काही वेळेस कठोर निर्णयही घ्यावे लागतात.

(18) अंतर्गत अंकेक्षणात कार्यतत्परतेला अधिक महत्त्व असते.

(19) अंतर्गत अंकेक्षणात संदेशवहन किंवा संज्ञापनाला अधिक महत्त्व असते.

(20) अंकेक्षणाच्या कार्यक्रमाप्रमाणेच अंतर्गत अंकेक्षणाचाही कार्यक्रम तयार करावा लागतो आणि त्याप्रमाणे तो कार्यक्रम राबवावा लागतो.

अंतर्गत अंकेक्षणाची कार्ये / Functions of Internal Audit

(1) अनुसंधान (Investigation)
(2) मूल्यमापन (Appraisal)
(3) सल्ला देणे (Advisory Function)
(4) समन्वय (Co-ordination)
(5) अहवाल सादर करणे (Reporting)

अंतर्गत अंकेक्षणाचे फायदे (Advantages of Internal Auditing)

(1) विविध योजना व कार्यक्रम आखण्यासाठी व्यवस्थापनाला मदत करणे, तसेच व्यवसायसंस्थेची लाभता (Profitability) वाढण्यासाठी प्रभावी नियंत्रणात्मक साधने उपलब्ध करून देणे.
(2) हिशेबाची सत्यता, नोंदीतील अचूकता यांबाबत खात्री देणे.
(3) चुका आणि अफरातफरीची शक्यता कमी करणे.
(4) व्यवस्थापनाला गरजेच्या वेळी रचनात्मक सल्ला देणे, की जेणेकरून व्यवसायसंस्थेची कार्यक्षमता वाढेल.

अंतर्गत अंकेक्षणाच्या मर्यादा (Limitations of Intermal Auditing)

(१) खर्चीक बाब :
अंतर्गत अंकेक्षणासाठी स्वतंत्र अंकेक्षण विभाग उघडावा लागतो व वर्षभरासाठी कायमस्वरूपी अंकेक्षक नेमावे लागतात. त्यामुळे लहान संस्थेला असा होणारा खर्च परवडत नाही.
(२) अंतर्गत अंकेक्षक हे पूर्वग्रहदूषित असू शकतात. त्यामुळे त्यांच्या कार्याबद्दल साशंकता निर्माण होऊ शकते.

अंतर्गत अंकेक्षणाची आचारसंहिता

‘अंतर्गत अंकेक्षक संस्था, अमेरिका’, (The Institute of Internal Auditors, USA) यांनी अंतर्गत अंकेक्षकासाठी नैतिम मूल्ये विचारात घेऊन त्याने पाळावयाची काही पथ्ये सांगितली आहेत. त्यापैकी काही महत्त्वाची प्रमुख पथ्ये पुढीलप्रमाणे सांगता येतील :

(1) अंतर्गत अंकेक्षकाने त्याचे कर्तव्य पार पाडीत असताना प्रामाणिकपणा, सचोटी, उद्दिष्टपूर्ती, परिश्रम, दक्षता घेणे आवश्यक ठरते.

(2) अंतर्गत अंकेक्षक हा व्यवसायसंस्थेचा विश्वस्त म्हणून काम करीत असताना त्याने कुठल्याही अनैतिक, अवैध कामासाठी साहाय्य करता कामा नये. याउलट, गैरव्यवहारांबाबत त्याने जागरूक राहून संस्थेचे हित जोपासले पाहिजे.

(3) अंतर्गत अंकेक्षकाच्या कर्तव्य आणि जबाबदारीच्या आड येणारी कुठलीही कृती त्याने स्वीकारता कामा नये.

(4) अंतर्गत अंकेक्षकाने कुठल्याही कर्मचाऱ्यांकडून, सेवकांकडून शुल्क किंवा बक्षीस स्वीकारता कामा नये. शुल्क आकारणे जर बंधनकारक असेल तर त्याने ते वरिष्ठांच्या परवानगीनेच आकारले पाहिजे.

(5) स्वतःच्या वैयक्तिक कामासाठी किंवा हितासाठी संस्थेची गोपनीय माहिती त्यांनी कुठल्याही परिस्थितीत प्रकट करता कामा नये.

(6) अंतर्गत अंकेक्षकाचा अहवाल हा संदिग्ध असता कामा नये. त्यामध्ये सर्व खुलासेवार माहिती देणे आवश्यक ठरते.

(7) अंतर्गत अंकेक्षणाच्या कामातील नैपुण्य, निष्णातपणा आणि परिणामकारकता वाढविण्यासाठी त्याने सतत प्रयत्न केले पाहिजेत.

(8) अंतर्गत अंकेक्षकाला व्यवसायसंस्थेची घटना, नियमावली, अधिनियम, तत्संबंधित कायदे यांची माहिती असणे आवश्यक ठरते.

(9) अंतर्गत अंकेक्षणाचे काम अशा तऱ्हेने केले पाहिजे की, त्यामुळे अंतर्गत अंकेक्षण संस्थेचा नावलौकिक, विश्वासार्हता आणि योग्यता यात भरच पडली पाहिजे.

INTERNAL CHECK – Best Study Notes for 2022 Exam

INTERNAL CONTROL – Best Study Notes for 2022 Exam

No.1 perfect notes on Auditing History, Meaning, Nature, Scope, objectives

Easy 22 Types of Audits

11 Advantages of Auditing – Best Study Notes for 2022 Exams

Errors and Frauds in Auditing – Best study notes for 2022 Exams

Audit Program – Best study notes for the 2022 Exam