INTERNAL CONTROL

Table of Contents

Introuduction:-

In a business, many processes have to be completed in many departments such as production, purchase, sales, and distribution. In the manufacturing industry, efforts are made to keep the production costs manageable by spending a minimum on all processes. The objective of business is to maximize profits by maximizing production capacity while minimizing production costs. The financial condition of the business can also be improved through this effort. To achieve these goals, it is necessary to have effective internal control in the business. What internal control will be more clear from the following definitions?

Definitions:-

(1) “The entire process adopted to maintain the reliability and accuracy of the financial and administrative information of the business, the system established to maintain the safety of assets, is called ‘ Internal Control ‘.

(2) “Methods of financial and other control laid down by the board of management for the conduct of business are internal control or regulation. It includes internal inspection, internal audit, and other forms of regulation.”

(3) “Internal Control is best regarded as indicating the whole system of controls, financial and otherwise established by the management in the conduct of a business, including internal check, internal audit and other forms of control.” -W.W. Bigg

From the above definitions, it can be seen that the term ‘internal control’ is broad in nature. A variety of constraints and regulations are used to ensure that accounting rules are properly implemented regarding business efficiency and financial transactions. Among them, internal control is used to guide important transactions.

Internal control is a tool that provides information and safeguards necessary for the successful operation of a business. Every business should have an effective internal control system in place. From the above definitions, the extent of internal control can be determined as follows. In the internal control system, control is not expected only in the accounting department, but the processes in other departments also include internal control auditing, control, statistical separation, etc.

In short, all the functions, and tools necessary to achieve the following objectives fall under the internal control system:
(1) Avoiding business inefficiency, fraud, fraud, and wastage of money.
(2) To achieve a high degree of accuracy and reliability in the preparation of business accounts or accounts.
(3) Ensuring that business planning and policies are implemented in a proper manner.
(4) Scientifically evaluating business performance.

Major components of internal control

In terms of auditing, internal control is mainly divided into three parts:

1. Organizational Control:

The word ‘organization’ is ubiquitous. From a small business to a multi-national company, you can see that the importance of organizations is unique. Stoner and Wackle in their book ‘Management’ (page no. 361) said that if organizations want to survive in today’s competitive world, they organization should have the ability to change organization according to the situation and bring coordination among the following elements of the organization.

(1) Structure of Organization
(2) Employees of the Organization
(3) Technology of Organization
(4) Task of Organization

These four factors are important for the development of the organization. The organizer should create an ideal mix of these four elements. For example, the plan should be staff-oriented, and staff should be assigned accordingly. The work to be done by the employees should be according to the technical capacity of the organization. All these factors are so interdependent that a change in any one factor can hinder performance.

If an organization is to be efficient and effective in today’s times, it is imperative to remember the following four things.
(1) Focusing on the positive side of the organization. (Strength)
(2) Fill up the errors/deficiencies in the organization. (Weakness)
(3) Making the most of the opportunity that arises. (Opportunities)
(4) To face challenges and crises in front of the organization with patience. (Threats)

Control has been considered very important in business organizations. This control should be implemented by arranging it as follows. Generally, an organization should have an organizational structure. The top management class should include the board of directors, executive directors, and key managers. The middle-level management class should include all department heads and responsible officers, while the junior-level management class should include group heads, inspectors, workers, clerks, etc.

Departments and structures in an organization may take different forms depending on the needs of the business. An attempt has also been made to show how the re-division of the Accounts Department or the Finance Department may be. Of course, it cannot be asserted that these sub-divisions will be of the same pattern or should be in all organizations; Because depending on the nature of the organization, the subdivision of departments may also be different as per requirement.

However, the subdivision of departments may also be different as per the requirement in all organizations. However, division of labor is necessary for all organizations as per the need, division of labor. If this division is not done properly and in a proper manner, the organization cannot perform its work properly. Therefore, the authority, responsibility, and accountability of each person are determined. If all these people do their work consciously, all types of work are automatically controlled in the business or organization and the purpose of the business can be successful.

Various elements of society are related to business. There are certain expectations from the organization of these various elements. Trying to meet these expectations is organizational control. An organization is never self-sufficient. It is always related to the surrounding factors and the situation. There is an exchange of ideas with them and that is how the organization develops.

2. Accounting Control:

Any business must have accounting or accounting controls along with other controls. Due to this control, there is no opportunity for fraud by controlling financial transactions. Accounting control includes the following functions:
(1) To establish a proper method of writing accounts.
(2) Proper custody of all relevant documents and papers.
(3) Officially transacting all transactions.
(4) To have arrangements for proper checking of accounts after they are written.
(5) Assisting in Audit.

Briefly, the various processes of recording the official financial transactions of a business promptly, accurately, and scientifically in the books of account can be termed as ‘Accounting Control Process. The following aspects are given special importance in this process:

(1) By implementing the double entry system of accounting, making arrangements to automatically check the accounts while they are being entered.
(2) Promptly recording transactions in a proper manner as soon as they occur.
(3) There should be arrangements for making available official evidence of the entire transaction.
(4) Every official document shall be duly recorded or preserved and shall have a serial number.

(5) To make official records of assets and liabilities from these documents or from documents and related accounts and to have arrangements for checking these records.
(6) The method of accounting should be helpful to the auditor. It should not create a hindrance in the audit work and should also be improved as per the instructions of the auditor. By taking care in this way, business accounts can be properly controlled and an important business objective can be achieved.

3. Administrative Control:

A comprehensive managerial approach and process define authority, responsibility, and accountability for achieving management objectives. All such activities can be called ‘administrative control’. In this, according to the principle of division of labor, the responsibility of work is given to that person only while appointing them. It is expected that the scientific method should be considered while conferring powers and all processes should be coordinated.

For this, an administrative chart should be made in the business. This chart should detail the amount of responsibility of which person when it starts, what are its limits and when the responsibility of one person starts immediately after the end of the responsibility of another person, and the nature of that responsibility.

Also, if many persons are involved in the same work in a business organization, it is necessary to take care of how to coordinate all these persons and their work. If the administrative processes are designed in such a manner, the organizational work can be coordinated and the work can also be controlled. Apart from this, some other controls are mentioned in the business. They can be briefly reviewed as follows

(1) Purchase Control:

The purchasing department should have appropriate control over each transaction; Only then the purchase transactions will be done at a proper and official rate, unnecessary expenses on purchases can be avoided and fraud will be exposed. We are going to discuss in detail what precautions need to be taken for this in the component ‘Internal Inspection’.

(2) Labor Control:

If the labor is paid a fair wage or salary and an incentive wage scheme is implemented, the industry can benefit by increasing the efficiency of the labor and increasing the quality. Proper selection of workers, keeping a record of working hours, and proper use of time recording – card system or token system need to be considered for proper labor control.

(3) Indirect Cost Control (Factory Overhead Control):

Costs that are not directly related to production, such general type of costs are called ‘indirect costs’ or ‘overheads’. To control such expenses, the necessity, intensity, and quantity of such expenses are determined by studying the comparative method, budgeting matters, using the scientific method of purchase, and labor analysis.

(4) Inventory Control :

“Material control is the method of assuring the provision of required quantity of required quality material at required time with a minimum amount of capital.” Or “control of various types of materials like raw materials in factory, miscellaneous items in storage, supplementary materials, spare parts, equipment, component parts, semi-finished goods, and manufactured goods, etc. means control of stored materials.”

In material control, one has to consider the average usage of goods, the average time required to obtain goods, thrift, minimum and maximum stock level, risk level, reorder level, reserve stock, etc. The questionnaire technique is used according to the format and structure of the department to maintain various controls as above and from the answers obtained, a conclusion is drawn about how and how effective the control is.

Also, in order to implement the necessary and effective control system, necessary improvements are made in the accounting method and also in the administration in the production-1-department, and arrangements are made to make the internal control effective in all ways. We have briefly reviewed the general meaning of Internal Control and related processes. This mainly includes the process of ‘Internal Check’. For that, it is orderly to study what is an internal audit method, and how this method is implemented.

अंतर्गत नियंत्रण (INTERNAL CONTROL)

प्रस्तावना:-

व्यवसायामध्ये उत्पादन, खरेदी, विक्री, वितरण अशा अनेक विभागांमध्ये अनेक प्रक्रिया पूर्ण कराव्या लागतात. उत्पादन उद्योगात (Manufacturing Industry ) सर्व प्रक्रियांवर कमीत कमी खर्च करून उत्पादन खर्च आटोपशीर ठेवण्याचा प्रयत्न केला जातो. उत्पादन खर्च कमी करून उत्पादन क्षमता वाढवून जास्तीत जास्त मोबदला मिळविणे हे व्यवसायाचे उद्दिष्ट असते. या प्रयत्नातून व्यवसायाची आर्थिक स्थितीही सुधारता येऊ शकते. ही उद्दिष्टे साध्य करण्याकरिता व्यवसायात प्रभावी अंतर्गत नियंत्रण (Internal Control) असणे जरुरीचे असते. अंतर्गत नियंत्रण म्हणजे काय हे पुढे दिलेल्या व्याख्यांवरून अधिक स्पष्ट होईल.

व्याख्या:-

(1) “व्यवसायातील वित्तीय तसेच प्रशासकीय माहितीची विश्वासार्हता व तंतोतंतपणा राखणे, संपत्तीची सुरक्षितता टिकविण्याकरिता प्रस्थापित केलेली पद्धत योग्य रीतीने चालविण्याकरिता ज्या प्रक्रियेचा अवलंब केला जातो, त्या संपूर्ण प्रक्रियेला ‘अंतर्गत नियंत्रण’ (Internal Control) असे म्हणतात.”

(2) “व्यवसायाचा कारभार चालविण्यासाठी व्यवस्थापक मंडळाने घालून दिलेली आर्थिक व इतर प्रकारच्या नियंत्रणाची पद्धती म्हणजे अंतर्गत नियंत्रण किंवा नियमन होय. यात अंतर्गत तपासणी, अंतर्गत अंकेक्षण व इतर नियमन प्रकारांचा समावेश होतो. “

“Internal Control is best regarded as indicating the whole system of controls, financial and otherwise established by the management in the conduct of a business, including internal check, -W.W. Bigg internal audit and other forms of control.”

वरील व्याख्यांवरून ‘अंतर्गत नियंत्रण’ ही संज्ञा व्यापक स्वरूपाची आहे हे लक्षात येते. व्यवसायाची कार्यक्षमता आणि आर्थिक व्यवहारांबाबत हिशेब शास्त्रीय नियमांची अंमलबजावणी योग्य प्रकारे होत असल्याची खात्री करून घेण्यासाठी अनेक प्रकारचे अवरोध व नियमने वापरात आणली जातात. त्यांपैकी अंतर्गत नियंत्रण (Internal Control) हा प्रकार महत्त्वाच्या व्यवहारांच्या मार्गदर्शनासाठी उपयोगात आणला जातो. अंतर्गत नियंत्रण म्हणजे व्यवसायाच्या यशस्वी कारभारासाठी आवश्यक ती माहिती व संरक्षण देणारे एक साधन आहे.

प्रत्येक व्यवसायात प्रगत अशी प्रभावी अंतर्गत नियंत्रण पद्धती अस्तित्वात असली पाहिजे. वरील व्याख्यांवरून अंतर्गत नियंत्रणाची व्याप्ती पुढीलप्रमाणे ठरविता येईल. अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीत सत्यालेख विभागामध्येच नियंत्रण अपेक्षित नाही, तर इतरही विभागांतील प्रक्रियांमध्ये अंतर्गत नियंत्रण अंकेक्षण, मात्र नियंत्रण, संख्याशास्त्रीय पृथक्करण इत्यादींचा समावेश केला जातो.

थोडक्यात, पुढील हेतूंची पूर्तता होण्यासाठी आवश्यक ती सर्व कार्ये, साधने अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीत मोडतात :
(1) व्यवसायातील अकार्यक्षमता, लबाड्या, अफरातफर आणि पैशाचा अपव्यय टाळणे.
(2) व्यवसायाचे हिशेब किंवा लेखे तयार करण्यात उच्च दर्जाची अचूकता आणि विश्वासार्हता मिळविणे.
(3)व्यवसायाच्या नियोजनाची, धोरणांची अंमलबजावणी योग्य पद्धतीने होत असल्याची खात्री करणे.
(4) व्यवसायाच्या कार्यक्षमतेचे शास्त्रीय पद्धतीने मूल्यमापन करणे.

अंतर्गत नियंत्रणाचे प्रमुख भाग

अंकेक्षणाच्या दृष्टीने अंतर्गत नियंत्रणाचे प्रामुख्याने तीन भाग केले जातात :

1. संघटनात्मक नियंत्रण (Organisational Control) :

‘संघटन’ हा शब्द सर्वव्यापी आहे. एखाद्या लहान व्यवसायापासून ते बहुराष्ट्रीय प्रमंडळाच्या किंवा कंपनीच्या (Multi-national Company) व्यवसायापर्यंत संघटनांचे महत्त्व अनन्यसाधारण आहे असे आपणास दिसून येते. स्टोनर आणि वॅकल यांनी आपल्या ‘मॅनेजमेंट’ या पुस्तकात (पृष्ठ क्र. 361) असे म्हटले आहे की, आजच्या स्पर्धायुक्त जगात संघटनांना टिकाव धरावयाचा असेल तर परिस्थितीनुसार संघटनेत बदल घडवून आणण्याचे सामर्थ्य संघटनेस असावयास हवे व संघटनेच्या पुढील घटकांमध्ये सूत्रबद्धता आणावयास हवी.
(1) संघटनेचा आराखडा (Structure of Organisation)
(2) संघटनेतील कर्मचारी (Employees of Organisation)
(3) संघटनेची तांत्रिक क्षमता (Technology of Organisation)
(4) संघटनेचे उद्दिष्टानुरूप कार्य (Task of Organisation)

संघटनेच्या विकासासाठी हे चार घटक महत्त्वाचे आहेत. संघटकाने या चारही घटकांचे एक आदर्श मिश्रण (Ideal Mix) तयार करावयास हवे. उदाहरणार्थ, आराखडा हा कर्मचाऱ्यांना झेपणारा असावा, त्यानुसार कर्मचाऱ्यांची नेमणूक व्हावी. कर्मचाऱ्यांनी करावयाचे कार्य हे संघटनेच्या तांत्रिक क्षमतेनुसार असावे. हे सर्व घटक इतके परस्परावलंबी आहेत की, कुठल्याही एखाद्या घटकातील बदल कार्यसिद्धी होण्यास अडथळा निर्माण करू शकतो.

आजच्या काळात संघटना कार्यक्षम आणि प्रभावी करावयाची असेल तर पुढील चार गोष्टी लक्षात ठेवणे क्रमप्राप्त ठरते.
(1) संघटनेच्या जमेच्या बाजूवर लक्ष केंद्रित करणे. (Strength)
(2) संघटनेतील त्रुटी /उणिवा भरून काढणे. (Weakness)
(3) आलेल्या संधीचा पुरेपूर फायदा घेणे. (Opportunities)
(4) संघटनेसमोरील आव्हानांना, संकटांना धीराने सामोरे जाणे. (Threats)

व्यवसायातील संघटनेमध्ये नियंत्रण अत्यंत महत्त्वाचे मानले गेले आहे. हे नियंत्रण पुढीलप्रमाणे व्यवस्था करून राबविले जावे. सर्वसाधारणपणे संघटनेमध्ये संघटन रचना असावी. उच्च स्तरावरील व्यवस्थापन वर्गात संचालक मंडळ, कार्यकारी संचालक व प्रमुख व्यवस्थापक यांचा समावेश असावा. मध्यम स्तरावरील व्यवस्थापन वर्गात सर्व विभाग प्रमुखांचा आणि जबाबदार अधिकाऱ्यांचा समावेश असावा, तर कनिष्ठ स्तरावरील व्यवस्थापन वर्गात गट-प्रमुख, निरीक्षक, कामगार, लिपिक आदींचा समावेश असावा. व्यवसायाच्या गरजेनुसार संघटनेतील विभाग आणि रचना भिन्न स्वरूपाची असू शकते.

हिशेब विभागाची किंवा अर्थ विभागाची परत विभागणी कशी असू शकते तेही दर्शविण्याचा प्रयत्न केला आहे. अर्थात हे उपविभाग याच पद्धतीचे असतील किंवा सर्व संघटनांत असावे असेही आग्रहाने प्रतिपादन करता येणार नाही; कारण संघटनेच्या स्वरूपानुसार, गरजेनुसार विभागांची उपविभागणीदेखील भिन्न असू शकते. तथापि, सर्व संघटनांमध्ये गरजेनुसार विभागांची उपविभागणीदेखील भिन्न असू शकते.

तथापि, सर्व संघटनांमध्ये गरजेनुसार, श्रमविभागणीनुसार कार्याची विभागणी करणे आवश्यक आहे. ही विभागणी योग्य रीतीने आणि योग्य पद्धतीने न केल्यास संघटन कार्य व्यवस्थितपणे पार पाडू शकत नाही. त्यामुळे वरील पद्धतीने (तक्त्यात दर्शविल्याप्रमाणे) कार्याची विभागणी केली पाहिजे. त्यामुळे प्रत्येक व्यक्तीचे अधिकार (Authority), जबाबदारी (Responsibility) आणि उत्तरदायित्व (Accountability) निश्चित केले जाते. या सर्व व्यक्तींनी आपापले कार्य जाणीवपूर्वक केले तर व्यवसायामध्ये अथवा संघटनेमध्ये आपोआपच सर्व प्रकारच्या कामांवर नियंत्रण ठेवले जाते व व्यवसायाचा उद्देश सफल होऊ शकतो.

समाजातील विविध घटक हे व्यवसायाशी संबंधित असतात. या विविध घटकांच्या संघटनेकडून काही अपेक्षा असतात. या अपेक्षांची पूर्ती करण्याचा प्रयत्न करणे म्हणजेच संघटनात्मक नियंत्रण होय. संघटन हे स्वयंपूर्ण कधीच नसते. त्याचा सभोवतालच्या घटकांशी, परिस्थितीशी नेहमीच संबंध येत असतो. त्यांच्याशी विचारांचे आदानप्रदान होत असते व त्यातूनच संघटनेचा विकास होत असतो.

2. लेखी किंवा हिशेबशास्त्रीय नियंत्रण (Accounting Control) :

कोणत्याही व्यवसायामध्ये इतर नियंत्रणाबरोबरच हिशेबशास्त्रीय किंवा लेख्यावरही नियंत्रण असणे आवश्यक आहे. या नियंत्रणामुळे आर्थिक व्यवहारांवर नियंत्रण राहून अफरातफर करण्यास संधी मिळत नाही. लेखे नियंत्रणात पुढील कार्यांचा समावेश केला जातो :
(1) लेखे लिहिण्याची योग्य पद्धत प्रस्थापित करणे.
(2) संबंधित सर्व दस्तऐवज व कागदपत्रे योग्य रीतीने जपून ठेवणे.
(3) सर्व व्यवहारांची अधिकृतपणे कार्यवाही करणे.
(4) लेखे लिहिल्यानंतर त्यांची योग्य तपासणी करण्याची व्यवस्था असणे.
(5) अंकेक्षणास (Audit) साहाय्य करणे.

थोडक्यात, व्यवसायातील अधिकृत आर्थिक व्यवहारांची ताबडतोब, तंतोतंत व शास्त्रोक्त पद्धतीने हिशेबाच्या पुस्तकांत नोंद करण्याच्या विविध प्रक्रियांना ‘लेखा नियंत्रण प्रक्रिया’ असे म्हणता येईल. या प्रक्रियेत पुढील बाबींना विशेष महत्त्व दिले जाते :

(1) हिशेब लिहिण्याची द्विनोंद पद्धती (Double Entry System) अमलात आणून लेखे लिहीत असतानाच त्यांची अपोआपच तपासणी होण्याची व्यवस्था करणे.
(2) व्यवहार घडल्याबरोबर योग्य पद्धतीने त्याची त्वरित नोंद करणे.
(3) संपूर्ण व्यवहाराचा अधिकृत पुरावा उपलब्ध करून देण्याची व्यवस्था असावी.
(4) प्रत्येक अधिकृत दस्तऐवजाची योग्य प्रकारे नोंद करून वा तो जपून ठेवण्याची, त्याला अनुक्रमांक असण्याची व्यवस्था असावी.
(5) या दस्तऐवजांवरून अथवा कागदपत्रांवरून व संबंधित लेख्यांवरून संपत्ती व देयतेची अधिकृत नोंद होणे व या नोंदी तपासण्याची व्यवस्था असणे.
(6) लेखे लिहिण्याची पद्धत अंकेक्षकास साहाय्यभूत ठरणारी असावी. ती अंकेक्षण कार्यात अडथळा निर्माण करणारी नसावी व तसेच अंकेक्षकाच्या सूचनेनुसार त्यात सुधारणा व्हावी. या प्रकारे काळजी घेतल्यास व्यवसायातील लेख्यांवर योग्य त्या प्रकारे नियंत्रण राहू शकते आणि व्यवसायाचा एक महत्त्वाचा उद्देश सफल होऊ शकतो.

3.प्रशासकीय नियंत्रण (Administrative Control):

व्यवस्थापनाचे उद्देश पूर्ण करण्याकरिता सर्वंकष व्यवस्थापकीय दृष्टिकोन आणि प्रक्रिया यांमध्ये अधिकार, जबाबदाऱ्या आणि उत्तरदायित्व निश्चित केले जाते. अशा सर्व क्रियांना ‘प्रशासकीय नियंत्रण’ असे म्हणता येईल. यामध्ये श्रमविभागणी तत्त्वानुसार कामाची जबाबदारीची जाणीव व्यक्तींची नेमणूक करतानाच त्या व्यक्तीस दिली जाते. अधिकार प्रदान करताना शास्त्रोक्त पद्धतीचा विचार केला जावा व सर्व प्रक्रियांमध्ये समन्वय साधला जावा अशी अपेक्षा असते. याकरिता व्यवसायात एक प्रशासकीय तक्ता केला जावा.

कोणत्या व्यक्तीची जबाबदारी किती, ती केव्हा सुरू होते, तिच्या मर्यादा कोणत्या तसेच एका व्यक्तीची जबाबदारी संपल्यानंतर लगेच दुसऱ्या व्यक्तीची जबाबदारी केव्हा सुरू होते, ती जबाबदारी कोणत्या स्वरूपाची असेल याविषयीचा तपशील असावा. तसेच व्यवसाय संघटनेत एकाच कामासाठी अनेक व्यक्तींचा संबंध येत असल्यास या सर्व व्यक्तींमध्ये व त्यांच्या कामात समन्वय कसा साधता येईल याची पण काळजी घेणे आवश्यक ठरते. अशा पद्धतीने प्रशासकीय प्रक्रियांची रचना केल्यास संघटन कार्यात समन्वय साधला जाऊन कार्यावर नियंत्रणही ठेवता येईल. याशिवाय व्यवसायात आणखी काही नियंत्रणे सांगितली आहेत. त्यांचा थोडक्यात आढावा पुढीलप्रमाणे घेता येईल

(1) खरेदी नियंत्रण (Purchase Control) :

खरेदी विभागात प्रत्येक व्यवहारावर योग्य त्या प्रकारचे नियंत्रण असले पाहिजे; तरच खरेदीचे व्यवहार योग्य व अधिकृत दराने केले जातील, खरेदीवरील अनावश्यक खर्च टाळता येईल तसेच य़ातील लबाड्या उघडकीस येतील. त्यासाठी काय खबरदारी घेणे आवश्यक आहे याची सविस्तर चर्चा आपण ‘अंतर्गत तपासणी’ या घटकात करणार आहोतच.

(2) श्रम नियंत्रण (Labour Control) :

श्रमिकाला योग्य मोबदला अथवा वेतन दिले गेले व उत्तेजक वेतनाची योजना अमलात आणली तर श्रमिकांची कार्यक्षमता वाढून गुणवत्तेत वाढ होऊन उद्योगाला फायदा होऊ शकतो. श्रम नियंत्रण योग्य प्रकारे व्हावे यासाठी श्रमिकांची निवड योग्य पद्धतीने करणे, कामाच्या वेळेची नोंद ठेवणे, वेळ नोंद – कार्ड पद्धती किंवा टोकन पद्धतीचा शास्त्रशुद्ध वापर करणे या बाबींकडे लक्ष द्यावे लागते.

(3) अप्रत्यक्ष खर्च नियंत्रण (Factory Overhead Control) :

जे खर्च उत्पादनाशी प्रत्यक्ष संबंधित नसतात, अशा सर्वसामान्य स्वरूपाच्या खर्चास ‘अप्रत्यक्ष खर्च’ किंवा ‘अधिव्यय’ असे म्हणतात. अशा खर्चांवर नियंत्रण ठेवण्यासाठी तुलना पद्धतीचा, अंदाजपत्रकीय बाबींचा अभ्यास करून, खरेदीची शास्त्रोक्त पद्धत वापरून, मजुरीचे विश्लेषण करून या प्रकारच्या खर्चांची आवश्यकता, तीव्रता आणि प्रमाण निश्चित केले जाते.

(4) सामग्री नियंत्रण (Inventory Control) :

“कमीत कमी भांडवलाच्या रकमेने आवश्यक वेळी, आवश्यक दर्जाच्या सामग्रीची, आवश्यक प्रमाणात तरतूद याबद्दल हमी देण्याची पद्धती म्हणजे सामग्री नियंत्रण होय.” किंवा “कारखान्यातील कच्चा माल, भांडारातील विविध वस्तू, पूरक साहित्य, सुटे भाग, उपकरणे, घटक भाग, अर्धनिर्मित वस्तू आणि निर्मित वस्तू इत्यादी विविध प्रकारच्या सामग्रीचे नियंत्रण म्हणजे संग्रहित सामग्रीचे नियंत्रण होय.”

सामग्री नियंत्रणात वस्तूचा सरासरी उपयोग, वस्तू मिळविण्यास लागणारा सरासरी वेळ, काटकसर, कमीतकमी व जास्तीतजास्त साठा पातळी, धोका पातळी, पुनरादेश पातळी, राखीव साठा इत्यादी बाबींचा विचार करावा लागतो. वरीलप्रमाणे विविध नियंत्रण ठेवण्याकरिता विभागातील स्वरूपानुसार आणि रचनेनुसार प्रश्नावली तंत्राचा (Questionnaire Technique) उपयोग केला जातो व मिळालेल्या उत्तरांवरून नियंत्रण कशा प्रकारे व किती परिणामकारक आहे याविषयीचा निष्कर्ष काढला जातो.

तसेच आवश्यक व परिणामकारक नियंत्रण पद्धत राबविण्याकरिता उत्पादन-1-विभागात लेखे लिहिण्याच्या पद्धतीत व तसेच प्रशासनामध्येदेखील आवश्यक त्या सुधारणा केल्या जातात व सर्व प्रकारे अंतर्गत नियंत्रण परिणामकारक करण्याची व्यवस्था केली जाते. अंतर्गत नियंत्रणाची (Internal Control) सर्वसाधारणपणे अर्थ व संबंधित प्रक्रियांचा आपण थोडक्यात आढावा घेतला. यामध्ये प्रामुख्याने ‘अंतर्गत तपासणी’ (Internal Check) या प्रक्रियेचा समावेश केला जातो. त्यासाठी अंतर्गत तपासणी पद्धती म्हणजे काय, ही पद्धती कशी राबविली जाते याचा अभ्यास करणे क्रमप्राप्त ठरते.

संदर्भ:- पुस्तक – अंकेक्षण (निराली प्रकाशन)

No.1 perfect notes on Auditing History, Meaning, Nature, Scope, objectives

Easy 22 Types of Audits

11 Advantages of Auditing – Best Study Notes for 2022 Exams

Errors and Frauds in Auditing – Best study notes for 2022 Exams

Audit Program – Best study notes for the 2022 Exam

Free Good MCQ QUIZ on Auditing SET 1

Super MCQ QUIZ on Auditing SET 2

Free Auditing MCQ Quiz Set 3 for Exam 2022

Current Affairs and General Knowledge

INTERNAL CONTROL – Best Study Notes for 2022 Exam