by Table of Contents
INTERNAL CHECK
Introduction:-
A business requires the help of various employees to write accounts and keep them in a certain manner. These tasks are distributed according to the quality and skill of the employees. A person records the transactions in a secondary book. A second person manages the exchange of money in that transaction, while a third person records these transactions in the ledger.
The rationale behind this type of work allocation is that if the entire work is assigned to one person, there is a greater chance of mistakes and confusion. The above method is adopted in large businesses to record the transactions in a proper and efficient manner and at the same time to reduce the scope for mistakes and confusion.
While distributing the work once assigned should be changed as and when required. As a result, one person’s work is automatically checked by another, which can reveal errors and confusion. It also helps in detecting irregularities in the work accurately. This results in increasing business efficiency, this is called ‘Internal Check’.
An internal check is primarily a method based on the principle of division of labor. If the internal Check system is good and efficient, the amount of mistakes, chaos, and irregularities in the business is reduced and many benefits of the division of labor principle and specialization are automatically reaped by the business. In short, this method involves subdividing the work and checking one worker’s work with another to ensure that the work is done correctly.
Meaning and definitions
As the size or expansion of the business increases, so does the number of financial transactions and books of accounts. Controlling all financial transactions Neither the owner nor the director can.
Since management cannot control all the employees, some system of bookkeeping and the overall functioning of the enterprise is created, in which there is mutual control over the work of the employees, as well as an ‘internal check’ on a plan or method that can expose any mistake or fraud by an employee.
It is said that The internal audit system also affects the audit. Hence, the existence of this method also becomes important in terms of accounting. Many authors have different definitions of internal Check. Let us consider some of the important definitions.
(1) “Internal check or internal check is a method of reducing the likelihood of fraud or fraudulent transactions after they have occurred rather than detecting them.”
(2) ‘Internal Check’ means a system of accounting which automatically detects errors or fraud in the preparation of books of accounts.” Dixie
(3) “Internal Check may be defined as such an arrangement of the accounting routine that errors and frauds are automatically prevented or discovered by the operation of the book-keeping itself.”
(4) “Internal Check is a continuous internal audit done by the staff of the business itself. So the work of one employee is independently checked by another employee.” -D. Paula
(5) “An internal check means practically a continuous internal audit carried on by the staff itself, by means of which the work of each individual is independently checked by other members of the staff.”-Dicksee
(6) “Internal Check is such an arrangement of the work of the employees, in which no single person can keep all the records relating to any transaction, and thus fraud cannot occur without the cooperation of two or more persons, and at the same time the possibility of error is minimized.”-Spicer and Pegler
Considering all the above definitions, a simple and general definition of internal Check can be made as follows:
“Internal Check means that no single transaction can be recorded from start to finish by any one person due to the definite distribution of powers and responsibilities of employees working in an office, production department, and warehouse.
Also, since her work will be automatically checked by other employees, there will be no mistakes or fraud without the connivance of two or more persons and if it happens, it can be revealed immediately. “
Characteristics of Internal Check System
An analytical breakdown of all the above definitions reveals the following salient features of internal audit:
(1) It is a characteristic method of controlling the day-to-day operations of a business organization. This method is used in business offices, manufacturing, and warehouses.
(2) The work of recording financial transactions is divided among different employees in such a way that no single employee can record any financial transaction from start to finish.
(3) In this system the work done by one employee is automatically checked by the work of another employee.
(4) In this method the work and responsibility of each employee are strictly determined.
(5) The work of one employee is complementary to the work of another employee.
(6) Care is taken to ensure that there is no confusion and fraud and arrangements are made in this system to ensure that fraud is detected early.
(7) Fraud cannot be committed unless there is the connivance of two or more employees.
(8) No work is repeated even after planning as above.
(9) In this method, while recording the transaction, it is converted into smaller processes.
(10) This system provides for audits by employees of the office or business.
Basic Objectives of Internal Check System
(Fundamental Objectives of Internal Check System)
The main objectives of the internal Check system can be stated as follows:
1. Allocation of work on the principle of division of labor:
Allocation of bookkeeping work in such a manner that a particular person will be responsible for a particular task on the basis of division of labor, determining the duties, responsibilities, and accountabilities of such employee.
2. Prevention of malpractices:
In the internal Check system, any work has to be done by more than one person, so there can be no fraud or fraud without collusion. The purpose of an internal audit is to try to prevent it from happening rather than to detect it by being sneaky.
3. Immediate detection of mistakes, lies, and irregularities:
The aim of this method is to promptly detect any error, confusion, or irregularity and prevent the loss or damage caused by it. In this method, the work of recording the transaction is done in such a way that the mistake made by an employee in recording a transaction to another employee. It is immediately noticed while doing your work.
4. To increase the efficiency of employees in the business:
The objective of this system is to increase the efficiency of the employees with the aim of keeping the information up to date in the office by allocating the work of writing the books of accounts on the basis of division of labor.
5. Imposing moral influence or pressure on employees :
Since every employee is sure that his mistake or lie can be noticed automatically, easily, and immediately by the other employee, he is not suddenly motivated or daring to lie. The purpose of the internal Check system is to keep such influence or pressure on the employees.
6. Facilitation of audit work:
In this method, a strict effort is made to keep the records of transactions accurate. Also, there is no opportunity to make mistakes and lies. This makes the audit work easy and simple.
7. To undertake audit work by office staff :
In the internal Check method, the work of one employee is checked independently without repeating the work of another employee. That is, another objective of this method is to complete the primary work of auditing by the employees of the business.
8. Preparation of final accounts of business (Final Accounts) in time and easily:
The purpose of this method is to prepare final accounts of the business organization (trade account, profit, and loss, balance sheet, etc.) in time and easily.
Elements / Fundamentals of Internal Check
(Fundamental Principles / Elements of Internal Check System)
1. Proper distribution of work :
The work of making entries in the book of accounts should be distributed in such a way that the division of authority, responsibility, and accountability of the employees are clear and there is no confusion in the minds of the employees. A specific employee should be held accountable for each specific task.
Also, his work should be dependent on the work of others. In order to successfully and efficiently implement the internal Check system in any business organization, certain basic principles have to be followed. In general, the basic principles of any internal inspection method can be explained as follows:
2. One Job One Employee :
One employee should be given the same type of work. Every employee should be given the same type of work considering his qualification, aptitude, experience, and interest. So he will become skilled and expert in the related work and his efficiency will increase.
3. Change in work :
There should be a provision for the transfer of employees to other departments in the same organization. Generally, one employee should not be assigned a single specific task for a long period of time. The work of employees should be changed from time to time; Because if a single job is given to an employee continuously, he is likely to cheat after studying its nuances.
4. Employees should be allowed to go on leave or have annual leave when appropriate:
An employee in a business should be able to be sent on vacation or leave when appropriate. In particular, annual leave should be made mandatory for cashiers, warehouse officers, security officers, and bookkeeping staff. This means that they will not have uninterrupted freedom and authority in their work and their mistakes or lies may be exposed as other employees do their work in their absence.
5. Interdependence :
Care should be taken while writing the books of accounts that no single person is entrusted with the task of recording the whole of any one type of transaction. There should be a scientific method of recording a single transaction by several persons and a written record of the work done by each in connection with it.
6. Clarity, certainty, and orderliness in the procedure required:
All working methods of the business organization and related tasks should be clearly explained to all employees in written form. The overall procedure of transaction registration should be orderly, complete, and expeditious. No delay should be tolerated.
7. Make maximum use of modern mechanical equipment:
Machines should be used more and more to reduce errors and fraud in the business. (For example, calculating machines, time recording clocks, etc.) Also, modern printed ledgers should be used in the accounting department.
8. There should be strict control over cash transactions :
Cash exchange should be done carefully and under strict control. There must be a rule that the cash collected in the business must be deposited in the bank on a daily basis. Also, maximum transactions should be done through the bank. Because there is a possibility of maximum confusion regarding cash.
9. There should be a system of automatic or cross-checking:
The system of accounting should be such that there should be a system of checking the work done by one person immediately by another person. However, one mistake or lie will not last long. It can be revealed immediately.
10. Self Balancing Ledger should be used:
A self-balancing account system should be used in the accounting department so that mutual control is easy. Care should be taken so that no employee gets the combined information of various account books.
11. The whole system should have efficiency and flexibility :
Considering the characteristics of the internal Check system, the business organization should choose and implement the internal Check system that is suitable and convenient for its business. At the same time, the internal Check system should be flexible enough to be easily modified according to the changing nature of the industry.
12. From time to time report to the management:
In large enterprises, there is rarely a direct relationship between senior managers and employees. Therefore, an important principle of the internal Check system is that the overall performance of the employees should be reported to the senior management. As the information in this report is written by them themselves, it gives an idea of the efficiency of the employees and their skills.
13. The appropriate method should be used for loan purchase :
While purchasing goods on credit proper procedures should be followed in ordering goods, accepting goods, and inspecting goods. When goods are exchanged in the organization, a proper record-keeping system should be laid down, and the accounts of lenders and borrowers should be periodically checked by the responsible officers.
14. Control of Responsible Officer :
If the number of employees in the organization is more, all these employees should be made to work under the control of one senior officer; So there can be control and discipline at work.
Advantages of Internal Check System
Implementing good practices for internal Check can provide the following benefits:
1. According to the principle of division of labor, the responsibility of the employee is determined:
In this method, proper distribution of work determines the duties and responsibilities of each employee. Everyone tries to do their assigned work carefully because of the idea that they will be held responsible if they make a mistake in the work assigned to them.
2. Moral impact on employees :
Due to this method moral control can be maintained over the employees. It can be insisted that every employee should maintain honesty, smoothness, and regularity in his work.
3. Increases employee efficiency:
A specific type of work is assigned to a specific person and his/her responsibility is fixed so the efficiency of that person increases. This makes the work in the organization faster and safer. Each individual and collective as each employee gets the work he deserves Increases efficiency.
4. Errors, Frauds are curbed by:
Effective implementation of the internal Check system leaves no room for malpractices by employees. Because of this method, on the one hand, the responsibility of the staff is fixed and their work is constantly checked by other employees. Errors, lies, and malpractices are exposed Due to this method, the mistakes made by the employees while writing the accounts are exposed in time and thus the serious consequences of these mistakes or malpractices can be avoided in the future.
5. It is possible to control accounting errors by:
This method brings regularity and discipline to accounting and record keeping, thereby controlling errors in accruals and expenditure and achieving the objective of minimizing errors.
6. Preparation of final accounts becomes easier :
If the internal Check system is efficient then all the books of accounts are written on time, speedily, and correctly and thus the final accounts at the end of the year become easy.
7. Helps in Auditing :
An auditor can rely on the accuracy of books of accounts if an efficient internal Check system is in place. Therefore, the audit work is completed at a faster speed. At times, auditors test the method to verify its reliability and effectiveness the method Can complete the audit work quickly by determining.
8. Management is likely to increase profits by:
If a proper and efficient internal Check system is in place, it increases the overall efficiency of the business and consequently increases the profitability of the business.
9. Management gets enough time to focus on business progress :
A proper and efficient internal Check system allows the management to be confident about the accuracy and truthfulness of the accounts as they are not sure that there are no irregularities in the books of accounts. Your time can be used for business expansion, development, and planning.
Disadvantages of Internal Check System
Although there are many advantages of implementing an internal Check system, there are some limitations, shortcomings, or defects of this system as follows.
1. It is more useful to implement only in large-scale business organizations:
The internal Check method is mainly implemented in large business organizations. This method is not useful in small enterprises, as a division of labor is not possible in small enterprises.
2. Quality of work deteriorates:
In this method, the employee only thinks more about how to complete his part of the work. This reduces the quality of work.
3. Officers become negligent :
As work checks are automatic and interactive in this system, senior officials become careless and more likely to forget their responsibilities.
4. More Costly Methods :
In order to implement these methods, many types, qualifications, and quality of employees have to be appointed. Also, it takes more time, money, and expenses. So this method is costly. Small organizations cannot afford it.
5. Chances of confusion instead of ease of work increase :
If the internal Check system is not followed properly, it is more likely to cause confusion in the business operations than to facilitate them.
6. Audit work may neglect:
An internal Check system exists in a business organization. Therefore, the auditor assumes that the accruals and expenditures, and accounts of that organization are correct. On this basis, auditors are likely to do their work without special vigilance. If this happens, the calculation is flawed.
7. Fraud may be committed by the connivance of employees :
Although the possibility of personal fraud or fraud is minimal due to the internal Check system, fraud can occur if all the persons involved in recording a transaction decide and conspire together. As there is an internal check system in place, even the management does not suspect such fraud very quickly.
Despite the above type of defects or shortcomings in the internal audit system, its usefulness cannot be diminished. This method is definitely useful for large business organizations. If these methods are implemented with sufficient vigilance, care, and scientific methods, the important work of accruals-expenses and account-writing can be controlled. For that, it is necessary and necessary to remove the above shortcomings or defects and maintain proper control by the senior officials of the business.
Internal Check and Responsibilities of an Auditor
Many professional organizations implement internal Check procedures. From the point of view of the auditor, the internal audit system is of special importance. Before starting the audit of any business, the auditor should study the internal control system in place in that business. By properly evaluating this method, he should observe how effective this method is, and what are its defects or shortcomings.
If the internal check method is completely reliable, then the auditor can carry out the audit by adopting the test method, but if there is even a slight doubt about the effectiveness of the internal check method in the relevant business, then there is no doubt that the auditor should do a full audit very carefully.
If the internal Check procedure is satisfactory and reliable, the auditor may perform the audit work by adopting the sampling method. This saves his time and effort. Although it is true that an effective internal audit system facilitates the work of the audit, if any errors or frauds are discovered after the completion of the audit, the auditor has to decide for himself how much reliance should be placed on the internal audit system.
If defects, deficiencies, limitations, and disadvantages are found in the internal inspection system, he can bring it to the attention of the management and suggest remedial measures. Hence the auditor should be cautious while relying on internal Checks. The following statement is indicative in this regard.
“Good internal Check procedures do not absolve the auditor of any of his professional audit responsibilities. Even if an internal audit method appears to be ideal on its face, the auditor’s approach to that method must be cautious.”
“A good system of internal checks does not relieve an auditor from any of his professional audit responsibilities. Even with an apparently good system of internal check, an auditor must be professionally alert.”
Evaluation of Internal Check System
The auditor should examine the effectiveness of the internal Check system. For this, it is necessary to study the following matters in depth.
(1) The nature, scope, objectives, characteristics, and full details of the business should be examined critically.
(2) A thorough examination should be made as to how and in what manner the business books of account are written.
(3) The provisions regarding authority, responsibilities, and accountability of business executives should be thoroughly examined.
(4) An investigation should be conducted regarding the internal audit method.
(5) An investigation should be made regarding the method of internal audit.
As above, the auditor should check the effectiveness of the internal control system and satisfy himself as to whether the system is properly implemented or not. If this method is not properly implemented then the entire account should be strictly examined with greater awareness while auditing the business. If an internal control system is implemented, while evaluating this system, it is necessary for the auditor to find out how the system has been implemented by applying various tests.
If the auditor feels that excessive care is required in implementing the internal control system, the auditor should take into account any errors or improper practices and form his own opinion accordingly. Concerned persons should be given an idea about this. But on the other hand, if the auditor feels that the system of internal control has not been properly implemented, and there are defects in this system, he should also give an idea to the concerned authorities.
Due to this, the responsible persons in the business will try to remove the defects in the method and the side of the auditor will also be protected and he will not be accused that the audit was not done properly. The auditor should also check whether the internal Check system is being complied with; Because many times, in many places, it is tried to pretend that this method is implemented on paper; But in reality, it is not implemented properly.
For this, the auditor should select some transactions from various departments and examine them thoroughly and check the method of execution. Ensure that all procedures in this transaction are carried out as authorized. Such care should be taken by the auditor in every transaction. For this, the auditor should discuss with various officials of the business as per requirement, and get information about various schemes.
The auditor can also rely on questionnaires used in internal audits and check the performance of the business. In evaluating the internal control system A the auditor should plan a detailed program for his audit. “Audit Programme” means the complete planning of the audit work to be done. It mentions the specific method to be used while verifying each item in the financial statement and the period required for it.
The foundation of the entire audit function is the accounting or audit program. This program guides the audit work. The audit also uses a questionnaire technique to check the effectiveness of the internal control system. Answers to the questions contained in this questionnaire are obtained from the concerned person. From the answer, it is concluded that how the internal Check system was implemented.
अंतर्गत तपासणी (INTERNAL CHECK)
प्रस्तावना :-
व्यवसायात हिशेब लिहिण्यासाठी आणि तो विशिष्ट पद्धतीने ठेवण्यासाठी विविध कर्मचाऱ्यांची मदत घ्यावी लागते. ही कामे कर्मचाऱ्यांच्या गुणवत्ता आणि कौशल्यानुसार वाटून दिली जातात. एखादी व्यक्ती झालेले व्यवहार दुय्यम पुस्तकात लिहून काढते. दुसरी व्यक्ती त्या व्यवहारातील पैशाची देवाण-घेवाण सांभाळते, तर तिसरी व्यक्ती या व्यवहारांची खतावणीमध्ये नोंद करते. अशा प्रकारच्या कामाच्या वाटपामागील भूमिका हीच असते की, एकाच व्यक्तीकडे हे संपूर्ण काम सोपविले तर त्या ठिकाणी चुका आणि अफरातफर होण्याची शक्यता अधिक असते.
व्यवहारांची नोंद योग्य पद्धतीने आणि कार्यक्षमतेने होण्यासाठी व त्याचबरोबर चुका आणि अफरातफर यांना कमी वाव देण्यासाठी मोठमोठ्या व्यवसायांमध्ये वरील पद्धतीचाच अवलंब केला जातो. कामाचे वाटप करताना एकदा सोपविलेले काम जेव्हा आवश्यक वाटेल तेव्हा बदलले पाहिजे. त्यामुळे आपोआपच एका व्यक्तीचे काम दुसऱ्या व्यक्तीकडून तपासले जाते, त्यातून चुका आणि अफरातफर उघडकीस येऊ शकते.
तसेच कामातील अनियमितपणादेखील अचूकपणे शोधण्यास मदत होते. याचा परिणाम व्यवसायाची कार्यक्षमता वाढण्यास होतो, यालाच ‘अंतर्गत तपासणी’ (Internal Check) असे म्हणतात. अंतर्गत तपासणी ही प्रामुख्याने श्रमविभागणीच्या तत्त्वावर आधारलेली पद्धती आहे. जर अंतर्गत तपासणीची पद्धत उत्तम आणि कार्यक्षम असेल तर व्यवसायातील चुका, अफरातफर व अनियमितपणाचे प्रमाण कमी होते आणि श्रमविभागणी तत्त्वाचे व विशेषीकरणाचे अनेक लाभ व्यवसायास आपोआपच मिळू लागतात. थोडक्यात, या पद्धतीत कामाची सूक्ष्म विभागणी करून एका कर्मचाऱ्याचे काम दुसऱ्याने तपासून काम बरोबर असल्याची खात्री करून घेतली जाते.
अर्थ व व्याख्या
व्यवसायाचा आकार अथवा विस्तार वाढला म्हणजे आर्थिक व्यवहारांची आणि लेखापुस्तकांचीही संख्या वाढते. सर्व आर्थिक व्यवहारांवर नियंत्रण ठेवणे मालकाला किंवा संचालकाला शक्य होत नाही. सर्व कर्मचाऱ्यांवर व्यवस्थापनाचे नियंत्रण राहू शकत नसल्यामुळेच हिशेबपुस्तके लिहिण्याची आणि उद्योगांच्या एकूण कार्याची अशी काहीतरी व्यवस्था निर्माण केली जाते, की ज्यात कर्मचाऱ्यांच्या कामावर एकमेकांचे परस्पर नियंत्रण राहील, तसेच एखाद्या कर्मचाऱ्याने चूक केल्यास, अगर लबाडी केल्यास ती उघडकीस येऊ शकेल अशा योजनेला किंवा पद्धतीला ‘अंतर्गत तपासणी’ असे म्हणतात.
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचा अंकेक्षणावरही परिणाम होत असतो. त्यामुळे अंकेक्षणाच्या दृष्टीनेदेखील या पद्धतीच्या अस्तित्वाला महत्त्व प्राप्त होते. अंतर्गत तपासणीच्या अनेक लेखकांनी वेगवेगळ्या व्याख्या केल्या आहेत. त्यापैकी काही महत्त्वाच्या व्याख्यांचा आपण विचार करू.
(1) “लबाडी किंवा अफरातफरीचे व्यवहार झाल्यानंतर ते शोधून काढण्यापेक्षा मुळातच ते होण्याची शक्यता कमी करण्याची पद्धती म्हणजे अंतर्गत तपासणी किंवा अभ्यंतर अवरोध (Internal Check) पद्धती होय.”
(2) ‘अंतर्गत तपासणी’ म्हणजे हिशेब ठेवण्याची अशी व्यवस्था की, ज्यामुळे लेखापुस्तके तयार करताना आपोआपच चुका किंवा लबाडींना आळा बसतो त्या शोधून काढता येतात.” डिक्सी
“Internal Check may be defined as, such an arrangement of the accounting routine that errors and frauds are automatically prevented or discovered by the operation of the book-keeping itself.”
(3) डी. पौला : “अंतर्गत तपासणी किंवा आभ्यंतर अवरोध म्हणजे व्यवसायातील कर्मचारीवर्गानेच केलेले सतत अंतर्गत अंकेक्षण होय. त्यामुळे एका कर्मचाऱ्याचे काम स्वतंत्रपणे दुसऱ्या कर्मचाऱ्याकडून तपासले जाते.”
“An internal check means practically a continuous internal audit carried on by the staff itself, by means of which the work of each individual is independently checked by other members of the staff.”-Dicksee
(4) “अंतर्गत तपासणी म्हणजे कर्मचाऱ्यांच्या कामाची अशी व्यवस्था आहे, की जिच्यात एकच व्यक्ती कोणत्याही व्यवहारासंबंधी सर्व नोंदी करू शकत नाही आणि त्यामुळे दोन किंवा अधिक व्यक्ती एकत्रित आल्याशिवाय लबाडी होऊ शकत नाही आणि त्याचबरोबर चुकांची शक्यता कमीत कमी होते.” स्पायसर व पेगलर (Spicer and Pegler)
वरील सर्व व्याख्यांचा विचार करता अंतर्गत तपासणीची सोपी व सुटसुटीत अशी सर्वसामान्य व्याख्या पुढीलप्रमाणे करता येईल :
“अंतर्गत तपासणी म्हणजे कार्यालय, उत्पादन -विभाग आणि भांडारगृहातील काम करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांच्या अधिकार व जबाबदाऱ्या यांचे निश्चित वाटप केल्यामुळे कोणताही एक व्यवहार कोणत्या एका व्यक्तीला सुरुवातीपासून शेवटपर्यंत नोंदविता येणार नाही. तसेच तिच्या कामाची तपासणी इतर कर्मचाऱ्यांकडून आपोआपच होणार असल्यामुळे दोन किंवा अधिक व्यक्तींच्या संगनमताशिवाय चुका अथवा लबाडी होणार नाही आणि झाली तर ती त्वरित उघडकीस येऊ शकेल अशी व्यवस्था अथवा पद्धती होय. “
अंतर्गत तपासणी पद्धतीची वैशिष्ट्ये (Characteristics of Internal Check System)
वरील सर्व व्याख्यांची विश्लेषणात्मक फोड केल्यास अंतर्गत तपासणीची पुढील प्रमुख वैशिष्ट्ये सांगता येतील :
(1) व्यवसायसंस्थेतील दैनंदिन कामकाजावर नियंत्रण ठेवण्याची ही एक वैशिष्ट्यपूर्ण पद्धती आहे. या पद्धतीचा उपयोग व्यवसायातील कार्यालये, उत्पादन व भांडारगृहे यांमध्ये केला जातो.
(2) आर्थिक व्यवहार नोंदविण्याच्या कामाची वेगवेगळ्या कर्मचाऱ्यात अशी वाटणी केली जाते की, कोणाही एका कर्मचाऱ्याला कोणताही आर्थिक व्यवहार प्रारंभापासून अखेरपर्यंत नोंदविता येणार नाही.
(3) या पद्धतीत एका कर्मचाऱ्याने केलेल्या कामाची तपासणी आपोआपच दुसऱ्या कर्मचाऱ्याच्या कामामुळे होत असते.
(4) या पद्धतीत प्रत्येक कर्मचाऱ्यांचे कार्य व त्यावरील जबाबदारी काटेकोरपणे निश्चित करण्यात येते.
(5) एका कर्मचाऱ्याचे काम दुसऱ्या कर्मचाऱ्याच्या कामास पूरक (Complementary) असते.
(6) अफरातफर आणि लबाडी होणार नाही याबाबत काळजी घेण्यात येते आणि लबाडी झालीच तर ती लवकर उघडकीस येईल अशी व्यवस्था या पद्धतीत केलेली असते.
(7) दोन किंवा अधिक कर्मचाऱ्यांचे संगनमत असल्याशिवाय लबाडी करता येत नाही.
(8) वरीलप्रमाणे योजना करूनही कोणत्याही कामाची पुनरावृत्ती होत नाही.
(9) या पद्धतीत व्यवहाराची नोंद करताना त्याचे लहान-सहान प्रक्रियांमध्ये रूपांतर केले जाते.
(10) कार्यालयातील किंवा व्यवसायातील कर्मचाऱ्यांकडून अंकेक्षण व्हावे अशी व्यवस्था या पद्धतीत असते.
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे मूलभूत उद्देश
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे मुख्य उद्देश पुढीलप्रमाणे सांगता येतील :
१. श्रमविभागणीच्या तत्त्वावर कामाचे वाटप करणे :
श्रमविभागणीच्या आधारावर ठरावीक कामाबद्दल विशिष्ट व्यक्ती जबाबदार राहील अशा रीतीने हिशेबपुस्तके लिहिण्याच्या कामाचे वाटप करणे, अशा कर्मचाऱ्याची कर्तव्ये, जबाबदाऱ्या आणि उत्तरदायित्व निश्चित करणे.
2. गैरव्यवहारांना आळा घालणे :
अंतर्गत तपासणी पद्धतीत कोणतेही काम एकापेक्षा अधिक व्यक्तींनी मिळून करावयाचे असते, त्यामुळे संगनमत झाल्याशिवाय लबाडी किंवा अफरातफर होऊ शकत नाही. लबाडी होऊन ती शोधून काढण्यापेक्षा ती होऊ न देण्याचा प्रयत्न करणे हा अंतर्गत तपासणीचा उद्देश असतो.
3. चुका, लबाड्या व अनियमितपणा त्वरित शोधून काढणे :
कोणतीही चूक, अफरातफर किंवा अनियमितपणा त्वरित शोधून काढणे व त्यामुळे होणारी हानी अथवा नुकसान टाळणे हा या पद्धतीचा उद्देश असतो. या पद्धतीत व्यवहार नोंदविण्याचे काम अशा रीतीने केले जाते की, एखादा व्यवहार नोंदविण्यात कर्मचाऱ्याने केलेली चूक दुसऱ्या कर्मचाऱ्याला. आपले काम करीत असतानाच ताबडतोब लक्षात येते..
4. व्यवसायातील कर्मचाऱ्यांची कार्यक्षमता वाढविणे :
श्रमविभागणीच्या तत्त्वावर हिशेबपुस्तके लिहिण्याच्या कामाचे वाटप करून, कार्यालयातील माहिती अद्ययावत ठेवण्याच्या उद्दिष्टाने कर्मचाऱ्यांची कार्यक्षमता वाढविणे हा या पद्धतीचा उद्देश असतो.
5. कर्मचाऱ्यांवर नैतिक प्रभाव किंवा दडपण ठेवणे :
आपण केलेली चूक किंवा लबाडी दुसऱ्या कर्मचाऱ्याच्या आपोआप, सहज आणि लगेच लक्षात येऊ शकेल याची खात्री प्रत्येक कर्मचाऱ्यास असल्यामुळे तो लबाडी करण्यास एकाएकी प्रवृत्त होत नाही किंवा हिमत करीत नाही. कर्मचाऱ्यांवर असा प्रभाव किंवा दडपण ठेवणे हा अंतर्गत तपासणी पद्धतीचा उद्देश असतो.
6. अंकेक्षणाचे काम सुलभ करणे :
या पद्धतीमध्ये व्यवहारांच्या नोंदी बिनचूकपणे ठेवण्याचा काटेकोर प्रयत्न केला जातो. तसेच चुका, लबाड्या करण्यास संधी मिळत नाही. त्यामुळे अंकेक्षणाचे काम सुलभ व सोपे होते.
7. कार्यालयातील कर्मचाऱ्यांकडून अंकेक्षणाचे काम करून घेणे :
अंतर्गत तपासणी पद्धतीत एका कर्मचाऱ्याचे काम स्वतंत्रपणे दुसऱ्या कर्मचाऱ्याकडून कामाची पुनरावृत्ती न होता तपासले जाते. म्हणजेच व्यवसायातील कर्मचाऱ्यांकडूनच अंकेक्षणाचे प्राथमिक कार्य पूर्ण करून घेणे हा या पद्धतीचा आणखीन एक उद्देश असतो.
8. व्यवसायाचे अंतिम लेखे (Final Accounts) वेळेत व सुलभतेने तयार करणे :
व्यवसायसंस्थेचे अंतिम लेखे ( व्यापार खाते, नफा-तोटापत्रक, ताळेबंद इत्यादी) वेळेत व सुलभतेने तयार करणे हा या पद्धतीचा उद्देश ठरतो.
अंतर्गत तपासणीची मूलतत्त्वे
1. कामाचे योग्य वाटप :
लेखापुस्तकातील नोंदी करण्याच्या कामाचे वाटप अशा तऱ्हेने केले पाहिजे की, जेणेकरून कर्मचाऱ्यांचे अधिकार (Authority), जबाबदारी (Responsibility),.आणि उत्तरदायित्व (Accountability) यांची वाटणी स्पष्ट होईल आणि कर्मचाऱ्यांच्या मनात त्याविषयी कोणताही गोंधळ राहणार नाही. प्रत्येक विशिष्ट कार्याबद्दले विशिष्ट कर्मचाऱ्याला प्रसंगी जबाबदार धरता आले पाहिजे. तसेच त्याचे कार्य दुसऱ्याच्या कार्यावर अवलंबून ठेवण्यात यावे. कोणत्याही व्यवसायसंस्थेत अंतर्गत तपासणी पद्धती यशस्वीपणे व कार्यक्षमतेने राबविण्यासाठी काही मूलभूत तत्त्वे पाळावी लागतात. सर्वसामान्यपणे कोणत्याही अंतर्गत तपासणी पद्धतीची मूलभूत तत्त्वे पुढीलप्रमाणे स्पष्ट करता येतील :
2. एक काम एक कर्मचारी :
एका कर्मचाऱ्याला एकाच प्रकारचे काम द्यावे. प्रत्येक कर्मचाऱ्याला त्याची पात्रता, योग्यता, अनुभव आणि आवड यांचा विचार करून एकाच प्रकारचे काम दिले पाहिजे. त्यामुळे संबंधित कामात तो तरबेज व निष्णात होईल व त्याची कार्यक्षमता वाढेल.
3. कामातील बदल :
कर्मचाऱ्यांची त्याच संस्थेतील इतर विभागांत बदली करण्याची तरतूद असावी. साधारणपणे एकच विशिष्ट कार्य प्रदीर्घ काळासाठी एखाद्या कर्मचाऱ्याला देऊ नये. मधून-मधून कर्मचाऱ्यांच्या कामात बदल करीत राहिले पाहिजे; कारण सातत्याने एकच एक काम एका कर्मचाऱ्याला दिले तर तो त्यातील बारकाव्यांचा अभ्यास करून लबाडी करण्याची शक्यता असते.
4. कर्मचाऱ्यांना योग्य तेव्हा रजेवर पाठविण्याची अथवा वार्षिक सुटी असण्याची सोय असावी :
व्यवसायातील कर्मचाऱ्याला योग्य तेव्हा सुटीवर अथवा रजेवर पाठविता आले पाहिजे. विशेषतः रोखपाल, भांडारगृहातील अधिकारी, सुरक्षाधिकारी, लेखापुस्तके लिहिणारा कर्मचारी वर्ग यांना वार्षिक सुटीवर जाणे आवश्यक केले पाहिजे. म्हणजे त्यांना त्यांच्या कामात अखंडपणे मोकळीक, सत्ता मिळणार नाही आणि त्यांच्या गैरहजेरीत इतर कर्मचाऱ्यांनी त्यांची कामे केल्यामुळे त्यांनी केलेल्या चुका अथवा लबाड्या उघडकीस येऊ शकतील.
5. परस्परावलंबित्व :
लेखापुस्तके लिहिताना कोणत्याही एका प्रकारच्या व्यवहाराची संपूर्ण नोंद करण्याचे काम एकाच व्यक्तीला दिले जाणार नाही याची काळजी घ्यावी. अनेक व्यक्तींच्या हातून एकच व्यवहार नोंदविला जाईल याची शास्त्रोक्त पद्धती असावी आणि प्रत्येकाने त्या संदर्भात केलेल्या कामाची लेखी नोंद असावी.
6. कार्यपद्धतीत स्पष्टपणा, निश्चितता आणि व्यवस्थितपणा आवश्यक :
व्यवसायसंस्थेतील सर्व कार्य करण्याच्या पद्धती व त्या संदर्भातील कार्ये ही लेखी स्वरूपात स्पष्टपणे सर्व कर्मचाऱ्यांना समजावून दिली पाहिजेत. व्यवहार नोंदणीची एकूण पद्धत व्यवस्थित, पूर्ण आणि शीघ्र असावी. यात कोणत्याही प्रकारची दिरंगाई सहन केली जाऊ नये.
7. आधुनिक यांत्रिक उपकरणांचा जास्तीत जास्त उपयोग करावा :
व्यवसायातील चुका आणि लबाड्या कमी करण्यासाठी यंत्रांचा अधिकाधिक उपयोग करण्यात यावा. (उदाहरणार्थ, कॅल्क्युलेटिंग मशीन्स, टाईम रेकॉर्डिंग क्लॉक इत्यादी) तसेच आधुनिक पद्धतीने छापलेल्या लेखापुस्तकांचा लेखा विभागात उपयोग करावा.
8. रोखीच्या व्यवहारांवर कडक नियंत्रण असावे :
रोख पैशाची देवाण-घेवाण व्यवस्था काळजीपूर्वक व कडक नियंत्रणाखाली करण्यात आली पाहिजे. व्यवसायात जमा होणारी रोख रक्कम दररोज बँकेत जमा केलीच पाहिजे असा नियम असणे आवश्यक आहे. तसेच जास्तीत जास्त व्यवहार बँकेमार्फतच करण्याची व्यवस्था केली जावी. कारण रोखीबाबतच जास्तीत जास्त अफरातफर होण्याची शक्यता असते.
9. आपोआप किंवा परस्पर तपासणीची व्यवस्था असावी :
हिशेब लिहिण्याची पद्धती अशा रीतीची असावी की, त्यात एका व्यक्तीने केलेले काम दुसऱ्या व्यक्तीने लगेचच तपासण्याची व्यवस्था असावी. असे असले म्हणजे एक केलेली चूक अथवा लबाडी फार काळपर्यंत चालणार नाही. ती त्वरित उघडकीस येऊ शकेल.
10. स्वयं – संतुलित खाते पद्धतीचा उपयोग करावा (Self Balancing Ledger ) :
खाते विभागामध्ये स्वयं संतुलित खाते पद्धतीचा उपयोग करावा म्हणजे परस्पर नियंत्रण सोपे होते. कोणत्याही कर्मचाऱ्याला विविध लेखापुस्तकांची एकत्रित माहिती मिळणार नाही याची दक्षता घ्यावी.
11. संपूर्ण पद्धतीत कार्यक्षमता आणि लवचीकता असावी :
अंतर्गत तपासणी पद्धतीची वैशिष्ट्ये विचारात घेऊन व्यवसायसंस्थेने आपल्या व्यवसायाला अनुरूप व सोईची अंतर्गत तपासणी पद्धती निवडावी व तिची अंमलबजावणी करावी. त्याचबरोबर अंतर्गत तपासणी पद्धती उद्योगाच्या बदलत्या स्वरूपाप्रमाणे सहज बदलता येईल अशी लवचीक असावी.
12. व्यवस्थापनाला वेळोवेळी अहवाल देण्यात यावा :
मोठमोठ्या उद्योगांमध्ये वरिष्ठ व्यवस्थापक व कर्मचारी यांचा प्रत्यक्ष संबंध क्वचित येतो. त्यामुळे कर्मचाऱ्यांच्या कार्याबद्दलचा, एकूण कामकाजासंबंधीचा अहवाल वरिष्ठ व्यवस्थापनाला देण्यात यावा, हे अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे महत्त्वाचे तत्त्व आहे. या अहवालातील माहिती त्यांनी स्वतःच लिहून दिली असल्यामुळे त्यावरून कर्मचाऱ्यांच्या कार्यक्षमतेची आणि त्यांच्या कौशल्याची कल्पना येते.
13. उधार खरेदीसाठी योग्य पद्धतीचा वापर करण्यात यावा :
उधारीवर माल खरेदी करताना मालाचा आदेश देणे, माल स्वीकारणे, मालाची तपासणी करणे या बाबतीत योग्य पद्धतीचा वापर करण्यात यावा. संस्थेत मालाची देवघेव होत असताना योग्य नोंदी करण्याची पद्धत घालून द्यावी, त्याचबरोबर सावकार व कर्जदार यांच्या खात्यांची जबाबदारी अधिकाऱ्यांकडून वेळोवेळी तपासणी करून घ्यावी.
14. जबाबदार अधिकाऱ्याचे नियंत्रण :
जर संस्थेमध्ये कर्मचाऱ्यांची संख्या अधिक असेल तर या सर्व कर्मचाऱ्यांना एका वरिष्ठ अधिकाऱ्याच्या नियंत्रणाखाली काम करण्यास लावावे; त्यामुळे कामावर नियंत्रण व शिस्त राहू शकते.
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे फायदे
अंतर्गत तपासणीसाठी चांगली पद्धती उपयोगात आणल्यास पुढील फायदे मिळू शकतात :
1. श्रमविभागणीच्या तत्त्वानुसार कर्मचाऱ्याची जबाबदारी निश्चित केली जाते :
या पद्धतीत कामाचे योग्य वाटप केल्याने प्रत्येक कर्मचाऱ्याची कर्तव्ये आणि जबाबदारी निश्चित केली जाते. आपणास सोपविलेल्या कामात आपणाकडून चूक झाल्यास आपणास जबाबदार धरले जाईल याची कल्पना असल्यामुळे प्रत्येक जण आपणावर सोपविलेले काम काळजीपूर्वक करण्याचा प्रयत्न करतो.
2. कर्मचाऱ्यांवर नैतिक प्रभाव निर्माण होतो :
या पद्धतीमुळे कर्मचाऱ्यांवर नैतिक नियंत्रण ठेवता येते. प्रत्येक कर्मचाऱ्याने आपल्या कामात प्रामाणिकपणा, सुरळीतपणा व नियमितपणा ठेवावा असा आग्रह धरता येतो.
3. कर्मचाऱ्यांच्या कार्यक्षमतेत वाढ होते :
विशिष्ट प्रकारचे काम ठरावीक व्यक्तीत सोपविण्यात येते व तिची जबाबदारी निश्चित केलेली असल्यामुळे त्या व्यक्तीची कार्यक्षमता वाढते. यामुळे संस्थेतील कामे जलद गतीने आणि सुरक्षितपणे होतात. प्रत्येक कर्मचाऱ्याला त्याच्या योग्यतेचे काम मिळाल्यामुळे प्रत्येकाच्या वैयक्तिक आणि सामूहिक
कार्यक्षमतेत वाढ होते.
4. लबाडी, अफरातफर यांना आळा बसतो :
अंतर्गत तपासणी पद्धती कार्यक्षमतेने राबविल्यास कर्मचाऱ्यांना गैरप्रकार करण्यास वाव मिळत नाही. कारण या पद्धतीमुळे एक तर कर्मचारीवर्गाची जबाबदारी निश्चित असते तसेच दुसऱ्या कर्मचाऱ्यांकडून त्यांच्या कामाची सतत तपासणी होत असते. चुका, लबाड्या व गैरप्रकार उघडकीस आणले जातात या पद्धतीमुळे कर्मचाऱ्यांकडून हिशेब लिहिताना होणाऱ्या चुका वेळच्या वेळी उघडकीस आणल्या जातात व त्यामुळे या चुका अथवा गैरप्रकारांचे भविष्यकाळात होणारे गंभीर परिणाम टाळता येतात.
5. हिशेबातील चुकांवर नियंत्रण ठेवता येणे शक्य होते :
या पद्धतीमुळे हिशेबलेखनात व नोंदी करण्यात नियमितपणा व शिस्त येते, त्यामुळे जमा- खर्चातील चुकांवर नियंत्रण ठेवता येणे शक्य होते व चुकांचे प्रमाण कमीत कमी करण्याचे उद्दिष्ट सफल होऊ शकते.
6. अंतिम लेखे तयार करणे सुलभ होते :
जर अंतर्गत तपासणी पद्धती कार्यक्षम असेल तर सर्व लेखापुस्तके योग्य वेळी, जलद गतीने आणि बरोबर लिहिली जातात आणि त्यामुळे वर्षाच्या शेवटी अंतिम लेखे करणे सोपे जाते.
7. अंकेक्षण कार्यास मदत होते :
कार्यक्षम अंतर्गत तपासणी पद्धत अस्तित्वात असेल तर अंकेक्षक लेखापुस्तकांच्या अचूकतेवर निर्भर राहू शकतो. त्यामुळे अंकेक्षणाचे काम जलद गतीने पूर्ण होते. काही वेळा अंकेक्षक चाचणी परीक्षण करून या पद्धतीची विश्वसनीयता, परिणामकारकता पडताळून पाहून त्या आधारे अंकेक्षणाची पद्धती निश्चित करून अंकेक्षणाचे कार्य शीघ्र पूर्ण करू शकतो.
8. व्यवस्थापनाला नफ्यात वाढ होण्याची शक्यता असते:
जर योग्य आणि कार्यक्षम अंतर्गत तपासणी पद्धती असेल तर त्यामुळे एकंदर व्यवसायाचीच कार्यक्षमता वाढते आणि परिणामी व्यवसायाची नफा मिळविण्याची क्षमताही वाढते.
9. व्यवस्थापनाला व्यवसायाच्या प्रगतीकडे लक्ष देण्यास पुरेसा वेळ मिळतो :
योग्य आणि कार्यक्षम अंतर्गत तपासणी पद्धतीमुळे व्यवस्थापनाला लेखापुस्तकात कोणतीही अफरातफर होणार नाही याची खात्री नसल्यामुळे लेख्यांच्या अचूकतेबद्दल आणि खरेपणाबद्दल निर्धास्त राहता येते. आपला वेळ व्यवसायाच्या विस्तारासाठी, प्रगतीसाठी, योजना तयार करण्यासाठी वापरता येतो.
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे दोष / तोटे
अंतर्गत नियंत्रण पद्धती राबविण्यामुळे अनेक फायदे मिळत असले तरी या पद्धतीच्या पुढीलप्रमाणे काही मर्यादा, उणिवा किंवा दोष आहेत.
1. मोठ्या प्रमाणावरील व्यवसायसंस्थेमध्येच राबविणे जास्त उपयुक्त ठरते :
अंतर्गत तपासणी पद्धत प्रामुख्याने मोठ्या व्यवसायसंस्थांमध्ये राबविता येते. लहान उद्योगसंस्थांमध्ये ही पद्धत उपयुक्त ठरत नाही, कारण श्रमविभागणीच्या तत्त्वानुसार कामाचे वाटप करणे लहान उद्योगसंस्थांत शक्य नसते.
2. कामाचा दर्जा खालावतो :
या पद्धतीत कर्मचारी फक्त आपल्या हिश्श्याचे काम कसे पूर्ण करता येईल याचा अधिक विचार करतो. त्यामुळे कामाचा दर्जा कमी होतो.
3. अधिकारी निष्काळजी बनतात :
या पद्धतीत कामाची तपासणी आपोआप व परस्पर होत असल्यामुळे वरिष्ठ अधिकारी निष्काळजी बनतात आणि त्यांच्यावरील जबाबदारी विसरण्याची शक्यता वाढते.
4. अधिक खर्चीक पद्धती :
ही पद्धती राबविण्यासाठी अनेक प्रकारच्या, योग्यतेच्या, दर्जाच्या कर्मचाऱ्यांची नियुक्ती करावी लागते. तसेच यासाठी अधिक वेळ, पैसा, खर्च करावा लागतो. म्हणून ही पद्धत खर्चाची ठरते. लहान संस्थांना ती परवडत नाही.
5. कामात सुलभतेऐवजी गोंधळ होण्याची शक्यता वाढते :
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचा योग्य रीतीने अवलंब झाला नाही तर व्यवसायातील कामे सोईस्कर होण्याऐवजी त्यात गोंधळ वाढण्याची शक्यता अधिक असते.
6.अंकेक्षणाच्या कामात दुर्लक्ष होऊ शकते:
व्यवसायसंस्थेत अंतर्गत तपासणी पद्धती अस्तित्वात आहे. त्यामुळे त्या संस्थेचा जमा-खर्च व हिशेब बिनचूक आहेत असे अंकेक्षक गृहीत धरतो. या आधारावर अंकेक्षक आपले काम विशेष दक्षता न घेता करण्याची शक्यता असते. असे झाले तर अंकेक्षण सदोष होते.
7. कर्मचाऱ्यांच्या संगनमताने लबाडी होऊ शकते :
व्यक्तिशः लबाडी अथवा अफरातफर करण्याची शक्यता अंतर्गत तपासणी पद्धतीमुळे कमीत कमी असली तरी एखादा व्यवहार नोंदविण्यात जितक्या व्यक्तींचा संबंध येतो त्या सगळ्यांनी ठरवून, एकत्र येऊन संगनमत केले तर लबाडी होऊ शकते. अंतर्गत तपासणी पद्धती अस्तित्वात आहे म्हणून व्यवस्थापनालाही अशा लबाडीची शंका लवकर येत नाही. अंतर्गत तपासणी पद्धतीत वरील प्रकारचे दोष किंवा उणिवा असल्या तरी तिची उपयुक्तता कमी होऊ शकत नाही. मोठ्या व्यवसायसंस्थांना ही पद्धती निश्चितच उपयुक्त ठरते. पुरेशी दक्षता, काळजी आणि शास्त्रोक्त पद्धतींचा अवलंब करून ही पद्धती राबविल्यास जमा-खर्च व हिशेब लिहिण्याच्या महत्त्वाच्या कामावर नियंत्रण राहू शकते. त्यासाठी वरील उणिवा अथवा दोष दूर करून व्यवसायातील ज्येष्ठ अधिकाऱ्यांनी योग्य नियंत्रण ठेवणे मात्र जरुरीचे आणि अगत्याचे ठरते.
अंतर्गत तपासणी (Internal Check) आणि अंकेक्षकाची जबाबदारी
अनेक व्यावसायिक संस्था अंतर्गत तपासणी पद्धती राबवितात. अंकेक्षकाच्या दृष्टीने अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे विशेष महत्त्व असते. कोणत्याही व्यवसायाच्या अंकेक्षणाला सुरुवात करण्यापूर्वी अंकेक्षकाने त्या व्यवसायात असलेल्या अंतर्गत तपासणी पद्धतीचा अभ्यास केला पाहिजे. या पद्धतीचे योग्य मूल्यमापन (Evaluation) करून ही पद्धती किती प्रभावी आहे, त्यातील दोष अथवा उणिवा कोणत्या आहेत, याचे त्याने निरीक्षण करावे.
जर अंतर्गत तपासणी (Internal Check) पद्धती पूर्ण विश्वसनीय असेल तर अंकेक्षकाने चाचणी पद्धतीचा अवलंब करून अंकेक्षण केले तरी चालू शकेल, पण संबंधित व्यवसायातील अंतर्गत तपासणी पद्धतीच्या परिणामकारकतेविषयी थोडी जरी शंका असेल तर अंकेक्षकाने अतिशय काळजीपूर्वक पूर्ण अंकेक्षणच केले पाहिजे यात शंका नाही. जर अंतर्गत तपासणी पद्धती समाधानकारक व विश्वसनीय असेल तर अंकेक्षक नमुना पद्धतीचा अवलंब करून अंकेक्षणाचे कार्य करू शकतो.
यामुळे त्याचा वेळ आणि श्रम वाचतात. प्रभावी अंतर्गत तपासणी पद्धतीमुळे अंकेक्षणाचे कार्य सुलभ होते हे जरी खरे असले तरी अंकेक्षणांचे कार्य पूर्ण झाल्यानंतर काही चुका अथवा लबाडीचे प्रकार उघडकीस आले तर अंतर्गत तपासणी पद्धतीवर अंकेक्षकाने कितपत विसंबून राहावे याचा त्याने स्वतःच निर्णय घ्यावयाचा असतो.
अंतर्गत तपासणी पद्धतीतील दोष, उणिवा, मर्यादा, तोटे आढळून आल्यास ते व्यवस्थापनाच्या निदर्शनास आणून देऊन त्यावर तो उपाययोजना सुचवू शकतो. म्हणूनच अंतर्गत तपासणी पद्धतीवर विसंबून राहून अंकेक्षण करताना अंकेक्षकाने सावध राहिले पाहिजे. या संदर्भात पुढील विधान सूचक ठरते.
“चांगली अंतर्गत तपासणी पद्धती ही अंकेक्षकाला त्याच्या कुठल्याही व्यावसायिक अंकेक्षकीय जबाबदारीतून मुक्त करू शकत नाही. जरी तिच्या स्वरूपावरून एखादी अंतर्गत तपासणी पद्धती आदर्श वाटली तरी त्याही पद्धतीबाबत अंकेक्षकाचा पवित्रा सावधच असला पाहिजे.”
“A good system of internal check does not relieve an auditor from any of his professional audit responsibilities. Even with an apparently good system of internal check an auditor must be professionally alert.”
अंतर्गत तपासणी पद्धतीचे मूल्यमापन (Evaluation of Internal Check System)
अंकेक्षकानें अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीची कार्यक्षमता तपासली पाहिजे. याकरिता पुढील बाबींचा सखोल अभ्यास करणे आवश्यक ठरते.
(1) व्यवसायाचे स्वरूप, व्याप्ती, उद्दिष्टे, वैशिष्ट्ये व त्याच्या कार्याची संपूर्ण माहिती टीकात्मक दृष्टिकोनातून तपासावी.
(2) व्यवसायातील हिशेबाची पुस्तके कोणती व कशा पद्धतीने लिहिली जातात याची संपूर्ण तपासणी करावी.
(3) व्यवसायातील अधिकारीवर्गाचे अधिकार (Authority), जबाबदाऱ्या (Responsibilities) आणि उत्तरदायित्व (Accountability) या विषयीच्या तरतुदींचे सखोल परीक्षण करावे.
(4) अंतर्गत तपासणी (Internal Audit) पद्धतीबाबत तपासणी करावी.
(5) अंतर्गत अंकेक्षणाच्या (Internal Audit) पद्धतीबाबत तपासणी करावी.
वरीलप्रमाणे अंकेक्षकाने अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीच्या कार्यक्षमतेची तपासणी करून ती पद्धती योग्य प्रकारे राबविली जाते किंवा नाही याविषयी स्वतःची खात्री करून घ्यावी. जर ही पद्धती योग्य प्रकारे राबविली जात नसेल तर त्या व्यवसायाचे अंकेक्षण करताना जास्त जागरूकता ठेवून संपूर्ण लेख्यांची काटेकोर तपासणी करावी.
अंतर्गत नियंत्रण पद्धत राबविली जात असल्यास या पद्धतीचे मूल्यमापन करताना अंकेक्षकाने वेगवेगळ्या कसोट्या लावून ही पद्धत कशा प्रकारे राबविली गेली आहे याचा शोध घेणे आवश्यक ठरते. अंकेक्षकाला जर असे वाटले की, अंतर्गत नियंत्रण पद्धत राबविताना जास्तीत जास्त काळजी घेतल्यामुळे होणाऱ्या चुका अथवा अयोग्य पद्धत लक्षात घेऊन तिची दुरुस्ती केली जाऊन त्याप्रमाणे आपले स्वतःचे मत तयार करावे.
याबाबत संबंधित व्यक्तींना कल्पना द्यावी. परंतु याउलट जर अंकेक्षकाला असे वाटले की, अंतर्गत नियंत्रणाची पद्धत योग्य राबविली गेली नाही, या पद्धतीत दोष आहेत तर याबाबतदेखील त्याने संबंधित अधिकृत व्यक्तींना याची कल्पना द्यावी. यामुळे त्या व्यवसायातील जबाबदार व्यक्ती या पद्धतीमध्ये असलेले दोष दूर करण्याचा प्रयत्न करतील व अंकेक्षकाचीही बाजू सुरक्षित राहील व अंकेक्षण योग्य प्रकारे केले गेले नाही असा त्याच्यावर आरोपही होणार नाही.
अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीची पूर्तता होते किंवा नाही हेही अंकेक्षकाने तपासावे; कारण बऱ्याच वेळा, बऱ्याच ठिकाणी कागदोपत्री ही पद्धत राबविली जाते असे भासविण्याचा प्रयत्न केला जातो; परंतु प्रत्यक्षात मात्र ती योग्य पद्धतीने राबविली जातं नाही. याकरिता अंकेक्षकाने निरनिराळ्या विभागातून काही व्यवहार निवडावेत व त्यांची सखोल तपासणी करून ती राबविण्याची पद्धत तपासावी. या व्यवहारातील सर्व प्रक्रिया अधिकृत ठरल्याप्रमाणेच घडविल्या गेल्यात याविषयी खात्री करून घ्यावी.
अशा प्रकारची काळजी अंकेक्षकाने प्रत्येक व्यवहाराबाबत घ्यावी. यासाठी आवश्यकतेनुसार व्यवसायातील विविध अधिकाऱ्यांशी अंकेक्षकाने चर्चा करावी, निरनिराळ्या योजनांची माहिती मिळवावी. अंतर्गत तपासणीमध्ये उपयोगात आणल्या जात असलेल्या प्रश्नावलीचादेखील अंकेक्षक आधार घेऊ शकतो व व्यवसायाची कार्यक्षमता तपासू शकतो. अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीचेA मूल्यमापन करताना अंकेक्षकाने आपल्या अंकेक्षणाचा तपशीलवार कार्यक्रम आखला पाहिजे.
‘अंकेक्षण कार्यक्रम’’ (Audit Programme) म्हणजे करावयाच्या अंकेक्षण कामाचे संपूर्ण नियोजन. यात आर्थिक विवरणातील प्रत्येक बाबीचे सत्यापन (Verification) करताना उपयोगात आणावयाची विशिष्ट पद्धती व त्यासाठी लागणारा कालावधी नमूद केलेला असतो. संपूर्ण अंकेक्षणाच्या कार्याचा पाया म्हणजेच हिशेबतपासणी किंवा अंकेक्षण कार्यक्रम असतो. या कार्यक्रमामुळे अंकेक्षण कार्याला मार्गदर्शन मिळते.
अंकेक्षण अंतर्गत नियंत्रण पद्धतीची कार्यक्षमता तपासण्याकरिता प्रश्नावली तंत्राचाही आधार घेतो. या प्रश्नावलीमध्ये असलेल्या प्रश्नांची उत्तरे संबंधित व्यक्तीकडून मिळविली जातात. आलेल्या उत्तरावरून निष्कर्ष काढला जातो की, अंतर्गत नियंत्रण पद्धती कशी राबविली गेली ?
Read More
INTERNAL CONTROL – Best Study Notes for 2022 Exam
No.1 perfect notes on Auditing History, Meaning, Nature, Scope, objectives
11 Advantages of Auditing – Best Study Notes for 2022 Exams
Errors and Frauds in Auditing – Best study notes for 2022 Exams
Audit Program – Best study notes for the 2022 Exam
Free Good MCQ QUIZ on Auditing SET 1
Super MCQ QUIZ on Auditing SET 2
